In fast jedem e-invoicing-Projekt, das ich unterstützt habe, folgen die ersten Besprechungen demselben Muster. Wir sprechen über Mandate, Fristen und Formate: XRechnung in Deutschland, Factur-X in Frankreich, Peppol in Belgien. Dann, in der Regel in der zweiten oder dritten Besprechung, stellt jemand aus der Abteilung für Zahlungen oder der Buchhaltung die Frage, die ihnen wirklich wichtig ist: “Wie wird mein Arbeitstag tatsächlich aussehen nach dem Go-Live?”
Diese Frage verdient mehr Aufmerksamkeit als sie erhält. Die E-Rechnung für AP und AR wird oft als IT- oder Compliance-Thema dargestellt, aber diejenigen, die die Änderung am meisten spüren, sind die Kassenbeleghalter, Teamleiter und Controller, die täglich Rechnungen verwalten. Die E-Rechnung verändert nicht nur die Art der Arbeit, sondern auch die Dateiformate, die verwendet werden. Folgendes habe ich auf beiden Seiten des Buchblatts beobachtet:.
Welche Änderungen für die Forderungsabrechnung
Bevor es die elektronische Rechnungsstellung gab, verbrachten die meisten AP-Teams, mit denen ich zusammenarbeite, einen großen Teil ihrer Woche mit derselben Routine: E-Mails öffnen, PDFs herunterladen, Papier scannen, die Rechnungsdaten in SAP eingeben und mit den Genehmigern telefonieren, die unterwegs sind. Fehler tauchen auf, und doppelte Zahlungen oder verpasste Rabatte sind eine ständige Gefahr.
Mit der elektronischen Rechnungsstellung für AP muss das Team nicht mehr manuell alle Rechnungsfelder lesen und neu eingeben. Die Rechnungen werden als strukturierte Daten über das Peppol-Netzwerk oder eine nationale Plattform zugestellt, automatisch validiert und können direkt in das ERP übertragen werden. Melasoft Peppol Access Point und unser SAP-Add-on für eingehende Rechnungen, Mit SAP-Integration erhält das Unternehmen alle Daten, ohne dass jemand einzelne Felder neu eingeben muss. Unternehmen ohne eine umfassende SAP-Integration erhalten ihre Rechnungen in der Cloud und verifizieren diese dort. Docnova Portal.
Hier beginnt die Automatisierung der Forderungsverwalter. Die Genehmigungsabwicklung, die Zuordnung und die Buchung können mithilfe von Regeln statt von E-Mail-Reihen stattfinden. AP Automatisierung Das Modul verwaltet den Genehmigungsprozess, sodass jede Rechnung zur richtigen Person mit den richtigen Daten zur richtigen Zeit gelangt.
Die größte Veränderung, die ich beobachte, liegt jedoch in der Rolle selbst. AP-Mitarbeiter wechseln von der Datenverarbeitung zu der Abwicklung von Ausnahmen. Ihre neuen täglichen Aufgaben umfassen die Überprüfung von abgelehnten oder nicht konformen Rechnungen, die Pflege der Stammdaten der Lieferanten und die Überwachung des Incomings. Die Einhaltung der AP-Rechnungen wird nun eine Aufgabe sein, die das System vor der Buchung überprüft, anstatt etwas, das ein Prüfer Monate später entdeckt.
Ein praktischer Punkt: Es gibt immer eine Übergangsphase, da nicht jeder Anbieter am ersten Tag strukturierte Rechnungen sendet. MelaAI, Unser OCR-Modul liest die ständig ankommenden PDF-Rechnungen und konvertiert sie in dieselbe Datenstruktur, sodass das Team mit nur einem Prozess arbeitet, anstatt mit zwei.
Welche Änderungen für Forderungen gelten?
Bei Forderungen ist die Situation in der Regel so: Die alte Version ist als PDF angehängt an eine E-Mail, gefolgt von Unsicherheit. Hat der Kunde sie erhalten? Wurde sie in den richtigen Posteingang geliefert? Wurde sie aufgrund eines fehlenden Bestellnummerns abgelehnt?
Rechnungsstellung per E-Invoicing für Forderungen ersetzt diese Unsicherheit mit Transparenz. Mit unserer SAP-Add-on für ausgehende Rechnungen, Die Rechnungen werden direkt aus SAP im erforderlichen Format erstellt – sei es XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X oder Peppol BIS –, und über den richtigen Kanal gesendet. Der Status wird zurückgegeben: ausgeliefert, angenommen oder abgelehnt. Die digitale Rechnungsstellung von AR bedeutet, dass das Team genau sieht, wo sich jede Rechnung befindet.
Die täglichen Arbeitsabläufe ändern sich entsprechend. AR-Teams überwachen nun den Lieferstatus, reagieren schnell auf Ablehnungen und korrigieren Fehler in den Stammdatensätzen, wie z. B. falsche Mehrwertsteuerrückvergütungs-IDs, fehlende Peppol-Mitglieds-IDs oder fehlende Referenzen der Käufer. In mehr als einer e-Invoicing-Implementierung für AR habe ich Kunden beobachten können, die festgestellt haben, dass schlechte Stammdaten des Kunden jahrelang zu Zahlungsausfällen geführt hatten. Die Behebung dieser Probleme ist oft eine der schnellsten Erfolge des gesamten Projekts.
Zwei weitere Module unterstützen diese Seite des Hauses. Zahlungshinweis automatisiert die Zusendung von Mahnungen, sobald die Rechnungen fällig sind, und E-Reconciliation richtet offene Elemente an Kunden und Partner aus, ohne dass dafür endlos viele Tabellenkalkulationsüberschriften ausgetauscht werden müssen.
Wo sich AP und AR treffen
Die erfolgreichsten Projekte, an denen ich gearbeitet habe, betrachten E-Rechnungen eher als eine gemeinsame Plattform als als zwei separate Projekte. Wenn die eingehenden und ausgehenden Rechnungen über die gleiche Infrastruktur laufen, wird die Automatisierung des Finanzworkflows viel einfacher skalierbar. Die Teams erhalten ein einziges Archiv, eine einheitliche Compliance-Ansicht für alle Länder und einen Ort, an dem sie sich orientieren können, wenn der Prüfer anruft. Alle über Docnova verarbeiteten Dokumente werden in Deutschland archiviert, und Melasoft ist nach ISO 27001 zertifiziert – was für die Kontrollbeamten und Datenschutzbeauftragten von großer Bedeutung ist, mit denen ich spreche. Für Gruppen, die in mehreren der über 30+ von uns betreuten Länder tätig sind, wird ein neues Mandat dann eine Erweiterung einer bestehenden Organisation sein, anstatt ein neues Projekt.
Drei Lehren aus der Praxis
- Reinigen Sie die Stammdaten vor dem Go-Live. Die Datenqualität bei Lieferanten und Kunden bestimmt, ob die Automatisierung der Rechnungsabwicklung reibungslos funktioniert oder zu einer Flut von Ablehnungen führt.
- Definieren Sie, wer die Eigentümer von Ausnahmen ist. Jemand muss für abgelehnten Rechnungen sowohl auf der AP- als auch auf der AR-Seite verantwortlich sein und dabei klare Reaktionszeiten einhalten.
- Planen Sie für die Hybridphase. Papier, PDF und strukturierte Rechnungen werden länger bestehen bleiben, als die meisten Unternehmen erwarten. Eine Lösung, die alle drei in einem Workflow verarbeitet, spart eine Menge Frustration.
Fazit
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung erfolgt in der Regel aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung. In meiner Erfahrung profitieren am meisten die Unternehmen, die das Mandat nutzen, um ihre Finanzabläufe zu überdenken. Die AP-Teams gewinnen dadurch Zeit für Analyse und Lieferantenbeziehungen, und die AR-Teams erhalten Transparenz und eine schnellere Einlösung der Forderungen.
Wenn Sie sehen möchten, wie das in der Praxis funktioniert, Buchen Sie eine Docnova-Demo oder Erfahren Sie mehr über den Melasoft SAP Add-On. Ich freue mich, mit Ihnen zu teilen, was wir aus Projekten in ganz Europa und darüber hinaus gelernt haben.