Belgiens Umstellung auf obligatorische B2B-E-Rechnungen: Was Ihr Unternehmen wissen muss

Obligatorische B2B-E-Rechnungsstellung in Belgien ab dem 1. Januar 2026

Belgien hat angekündigt, dass die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) zwischen Unternehmen (B2B) ab dem [Datum einfügen] in Kraft treten wird. 1. Januar 2026. Diese Initiative, die darauf abzielt, die Rechnungsstellung effizienter zu gestalten, die Mehrwertsteuerkonformität zu stärken und Steuerbetrug zu bekämpfen, verpflichtet umsatzsteuerpflichtige Unternehmen dazu, strukturierte elektronische Rechnungen einzuführen, die spezifische technische Standards erfüllen.

Übersicht Gesetzgebungsverfahren

Strukturierte elektronische Rechnung

Unter der neuen belgischen Gesetzgebung wird eine strukturierte elektronische Rechnung als “eine elektronische Rechnung definiert, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen wird, welches die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.” Dies bedeutet im Allgemeinen, dass Rechnungen im XML-Format vorliegen werden, was eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht, während PDF-Rechnungen für B2B-Zwecke nicht mehr als umsatzsteuerkonform anerkannt werden.

Strukturierte elektronische Rechnungen verwenden die Peppol-BIS formatiert und über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden, wobei die Standards EN 16931–1 und CEN/TS 16931–2 eingehalten werden.

Die belgischen E-Rechnungsanforderungen betonen drei wesentliche technische Spezifikationen:

1. Echtheit des UrsprungsRechnungen müssen eine nachprüfbare Absenderidentität enthalten, üblicherweise durch sichere elektronische Signaturen.
2. Integrität des InhaltsMaßnahmen wie digitale Signaturen und sichere Übertragungsprotokolle sollten sicherstellen, dass der Inhalt nach der Ausstellung unverändert bleibt.
3. LesbarkeitDer Standard EN 16931 muss eingehalten werden, was gewährleistet, dass Rechnungen sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar sind.

Umfang der obligatorischen B2B-E-Rechnungsstellung

Der Geltungsbereich der verpflichtenden E-Rechnungsstellung in Belgien umfasst drei Kategorien: Lieferant, Kunde und Transaktion.

• LieferantDas E-Rechnungsgebot gilt für alle in Belgien umsatzsteuerlich registrierten Lieferanten, einschließlich belgischer Niederlassungen ausländischer Gesellschaften mit einer belgischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Umsatzsteuergruppen und Unternehmen, die speziellen Umsatzsteuerregelungen für die Landwirtschaft unterliegen. Ausnahmen gelten für ausländische Gesellschaften, die ausschließlich in Belgien umsatzsteuerlich registriert sind, umsatzsteuerbefreite Unternehmen sowie für Unternehmen, die sich in Konkurs befinden oder einer besonderen Pauschalregelung für die Umsatzsteuer unterliegen (bis Januar 2028).

• KundeKunden unter diesem Mandat müssen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen automatisch zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in Belgien, einschließlich ausländischer Unternehmen mit einer belgischen Mehrwertsteuernummer für lokale belgische Transaktionen. Von der Mehrwertsteuer befreite Unternehmen sind ausgenommen.

• Lokale belgische TransaktionenDas Mandat gilt für alle lokalen B2B-Transaktionen, die in Belgien der Mehrwertsteuer unterliegen, mit Ausnahme derer, die gemäß Artikel 44 des belgischen Mehrwertsteuergesetzes befreit sind. Auch innergemeinschaftliche Lieferungen und bestimmte außerhalb Belgiens erbrachte Dienstleistungen sind ausgenommen.

Fiskalische Anreize für die Einführung von E-Rechnungen

Um die Einführung zu fördern, bietet Belgien steuerliche Anreize für die elektronische Rechnungsstellung. Kleine Unternehmen können von einem temporären Kostenabzug profitieren von 120% für Ausgaben im Zusammenhang mit der Einrichtung eines E-Rechnungsprogramms und Beratungsgebühren, gültig ab dem 1. Januar 2024. Dieser Abzug endet mit dem Steuerjahr 2029 (steuerpflichtige Zeiträume ab dem 1. Januar 2028).

Zudem steigt der Investitionsabzugssteuersatz für Ausgaben im Zusammenhang mit der digitalen Rechnungsstellung auf 20% ab dem 1. Januar 2025.

Das Peppol-Netzwerk und E-Reporting

Peppol, ein dezentrales Netzwerk, wird den sicheren Austausch strukturierter elektronischer Rechnungen ermöglichen. In Belgien wird FPS BOSA agiert als die Peppol Authority, um eine effektive Netzwerknutzung zu gewährleisten. Belgien stellt auch zwei Plattformen für Unternehmen ohne direkten Peppol-Zugang bereit:

1. MerkurEin “Mailroom”-Dienst für den Austausch von E-Procurement-Dokumenten.
2. HermesEine Plattform, die den europaweiten Empfang von E-Rechnungen ermöglicht, mit allen belgischen CBE-Unternehmensnummern kostenlos als Peppol-Empfänger vorregistriert.

Mercurius-Plattform

Belgien plant die Einführung der elektronischen Berichterstattung im Einklang mit der EU-Mehrwertsteuerstrategie im digitalen ZeitalterViDA) Initiative. Dieses Projekt der zweiten Phase zielt darauf ab, ein Fünf-Ecken-Modell Förderung der Interoperabilität und des Datenaustauschs innerhalb der EU.

Phasenweiser Ansatz

Aktuelle Praktiken und Übergangszeitplan

Derzeit ist die B2B-E-Rechnungsstellung in Belgien optional, sofern beide Parteien zustimmen und sich an sichere Kontrollen für Ausstellung, Empfang und Speicherung halten. Konforme Rechnungen müssen dem EN 16931-Standard und dem Peppol-BIS-Format entsprechen. Ab Dezember 2025 werden PDF-Rechnungen nicht mehr akzeptiert.

Darüber hinaus ist die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich (Business-to-Government) für Verträge, die nach dem 1. März 2024 ausgestellt wurden, obligatorisch, während B2C-Transaktionen (Business-to-Consumer) weiterhin von der E-Rechnungsstellung ausgenommen sind.

Zusammenfassung der Rechnungsstellung in Belgien ab dem 1. Januar 2026

Vorbereitungsschritte für Unternehmen

Um einen reibungslosen Übergang zur obligatorischen E-Rechnungsstellung zu gewährleisten, sollten belgische Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

1. Rechnungsstellungsprozesse überprüfenBewerten Sie die aktuellen Rechnungsbearbeitungs-Workflows und die Auswirkungen auf die Abteilungen, insbesondere im Hinblick auf die Umsatzsteuerbehandlung und die Zuordnung von Rechnungsinhalten.
2. Kundendaten verifizierenStellen Sie sicher, dass alle offiziellen Namen, Adressen und Umsatzsteueridentifikationsnummern der Kundenstammdaten korrekt sind.
3. Softwarefähigkeiten beurteilenÜberprüfen Sie die Bereitschaft Ihrer Fakturierungssoftware für die elektronische Rechnungsstellung und ziehen Sie die Beauftragung eines Drittanbieters für notwendige IT-Upgrades, einschließlich der Integration eines Zugangspunkts, in Betracht.

Diese proaktiven Schritte werden Unternehmen helfen, die neuen Anforderungen effektiv zu erfüllen und potenzielle Compliance-Probleme zu vermeiden.

Melasoft: Bereit für E-Rechnungs-Kompatibilität

Belgiens Schritt zur verpflichtenden E-Rechnungsstellung stellt eine bedeutende Veränderung für B2B-Transaktionen dar. Durch das Verständnis der Gesetzgebung und frühzeitige Vorbereitung können Unternehmen Strafen vermeiden und sich einen Wettbewerbsvorteil sichern. Warten Sie nicht bis 2026 – stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsstellungssysteme jetzt konform sind.

Melasoft, eine benachrichtigte Peppol Access Point durch das belgische Finanzministerium, ist bereit, belgische Unternehmen bei der Umstellung auf automatisierte, konforme E-Rechnungen zu unterstützen.

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