Das ist das dritte Mal diese Woche. Gleicher Lieferant, gleiche Rechnungsform, gleiche Feldwerte, die falsch ausgelesen wurden. Sie beheben das Problem, genehmigen die Rechnung und gehen weiter, bis der nächste Lieferant mit genau demselben Fehler eintrifft.
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Wiederkehrende OCR-Fehler Sie sind eine häufige Frustration für die Accounts Payable-Teams, und viele können vermieden werden.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, warum die OCR-Verarbeitung von Rechnungen immer wieder die gleichen Fehler macht und wie Sie mit Docnova AI wiederverwendbare Regeln erstellen können, anstatt dasselbe Feld auf jeder Rechnung korrigieren müssen.
Warum tauchen immer wieder die gleichen OCR-Fehler in der Rechnung auf?
Fehler beim OCR-Verarbeiten von Rechnungen treten wiederholt auf, wenn die Textauswertung keinen Kontext hat, der die Identifizierung des richtigen Felds ermöglicht. Ohne wiederverwendbare Regeln oder ein Lernsystem kann ein System die gleiche Lieferantenstruktur auf jeder neuen Rechnung falsch interpretieren.
Für Finanz- und Rechnungswesenteams bedeutet dies, dass die Rechnungsnummer, das Datum oder die Gesamtsumme immer wieder manuell fixiert werden müssen. Dies verlangsamt die Genehmigungen und erhöht das Risiko bei jeder Zahlung.
Die gute Nachricht: Sie müssen dies nicht länger akzeptieren. Die mit KI betriebene OCR-Funktion für Rechnungen kann Ihre veröffentlichten Regeln auf die folgenden Rechnungen anwenden.
Die häufigsten OCR-Fehler bei Rechnungen
Viele Fehler bei der OCR-Verarbeitung von Rechnungen haben eine gemeinsame Ursache: Jeder Lieferant formatiert Rechnungen unterschiedlich. Dies sind die Fehlerarten, die AP-Teams am häufigsten beheben:
- Nicht erkannte Etiketten: Ein Lieferant schreibt “Rechnungs-Nr.”, ein anderer “Dokument-Nr.” oder “Rechnungs-Nr.” und das Rechnungsnummernfeld fehlt.
- Falsche Datumswertung: Auf der Rechnung ist ein Ausstellungsdatum, ein Lieferdatum und ein Fälligkeitsdatum angegeben, und OCR verwendet das falsche.
- Fehlende Referenzfelder: Werte wie eine Kundenreferenz oder die Bestellnummer befinden sich an ungewöhnlichen Stellen und werden nicht erfasst.
- Änderte Layouts: Ein Lieferant aktualisiert seine Vorlage, und die Felder werden plötzlich aus dem falschen Ort gelesen.
- Schlechte PDF-Qualität: Scannede oder niedrigen Auflösung entsprechende PDFs machen es schwierig, Herstellernamen, -beträge und Umsatzsteuernummern zu lesen.
Das Muster ist jedes Mal gleich. Das Fehlverhalten ist vorhersehbar, aber die einfache Textextraktion allein bietet keine wiederverwendbare Anleitung, wie man es vermeiden kann.
Wie die KI-gestützte Rechnungserkennung wiederkehrende Fehler beseitigt
Mit KI-gestützter OCR-Technologie können sich wiederkehrende Fehler beheben lassen, da Sie ihr beibringen können, wie Ihre Rechnungen gelesen werden sollen. Anstatt jede einzelne Rechnung einzeln zu korrigieren, erstellen Sie eine wiederverwendbare Regel.
Zwei Methoden ermöglichen dies:
- Benutzerdefinierte Anweisungen: Sie schreiben eine Anweisung in einfacher Sprache, z. B. “Wenn es zwei Datumsangaben gibt, ist das Fakturdatum das Datum, das mit Datum gekennzeichnet ist.” Die KI verwendet diese Information beim Lesen neuer Rechnungen.
- Feldfeldkartierung: Sie verknüpfen eine Kennzeichnung im Dokument mit dem rechten Feld, z. B. “Der Wert neben dem Dokument-Nr. ist die Rechnungsnummer.”
Die Regeln können sich auf alle Rechnungen oder nur auf einen einzelnen Lieferanten beziehen. Lieferantenbezogene Regeln begrenzen die Abdeckung auf den jeweiligen Anbieter. Dies ist der entscheidende Unterschied zwischen grundlegender OCR-Technologie und konfigurierbarer, intelligenter Datenextraktion aus Rechnungen.
So beheben Sie die gleichen OCR-Fehler mit Docnova: 3 Schritte
Docnova, Die e-invoicing und AP-Automatisierungsplattform von Melasoft ermöglicht es Ihnen, ihre KI so zu trainieren, dass sie Ihre Rechnungen nach Ihren Vorgaben liest. Hier ist wie Sie das Beste daraus herausholen können:
- Laden Sie Ihre PDF-Rechnungen hoch. Docnova liest diese mit KI und extrahiert die wichtigsten Felder: Rechnungsnummer, Daten, Lieferanten- und Kundeninformationen, Mehrwertsteildaten (VAT ID), IBAN, Währung und Stückkosten.
- Lerne Docnova deine Regeln beizubringen. In den KI-Einstellungen öffnen Sie “AI-Training: Erfahren Sie, wie AI Ihre Rechnungen liest”. Schreiben Sie eine benutzerdefinierte Anweisung in einfacher Sprache oder fügen Sie eine Feldzuordnungsregel hinzu. Setzen Sie sie auf alle Rechnungen oder auf einen einzelnen Lieferanten an und veröffentlichen Sie sie anschließend.
- Verfolgen und verbessern. Der OCR-Genauigkeitsbericht zeigt, wie oft jedes Feld korrigiert wird und welche Anbieter die meisten Korrekturen verursachen. Nutzen Sie ihn, um zu entscheiden, wo die nächste Regel am effektivsten helfen wird.
Jede veröffentlichte Regel erhält eine Versionsnummer, sodass Sie immer sehen können, welche Regelversion eine bestimmte Rechnung gelesen hat. Regeln können pausiert werden, ohne sie zu löschen, und nur Unternehmensadministratoren können sie verwalten.
Nützliches Wissenswertes: Die Regeln gelten für Rechnungen, die nach der Veröffentlichung hochgeladen werden; bestehende Rechnungen werden nicht neu verarbeitet.
Von der PDF-Rechnung zur strukturierten E-Rechnung
Präzise OCR ist der erste Schritt vom PDF zu strukturierten Faktura-Daten. Sobald die Daten korrekt gelesen wurden, können sie in Ihren Genehmigungsprozess und Ihr ERP integriert werden, ohne dass Sie erneut eingeben müssen. Die Erstellung einer konformen E-Rechnung erfordert außerdem die Validierung sowie die Format- und Lieferregeln, die für die Transaktion gelten.
In Docnova ist OCR Teil eines umfassenderen Systems. AP-Automatisierungsprozess. AI PO Matching empfiehlt den richtigen Kaufauftrag, wenn in der Rechnung keine Bestellnummer angegeben ist. Benutzerdefinierte KI-Betrugserkennung Sie prüfen Rechnungen anhand Ihrer eigenen Risiko-Richtlinien und melden verdächtige Rechnungen. Die frühzeitige Datenreinigung erleichtert alle weiteren Schritte und macht sie sicherer.
Allgemeine Fragen
Warum macht OCR bei jeder Rechnung denselben Fehler?
Grundlegender OCR lernt Ihre Korrekturen nicht automatisch. Ohne wiederverwendbare Regeln oder Feedback liest es jede neue Rechnung auf dieselbe Weise und wiederholt den gleichen Fehler.
Kann ich OCR-Verfahren zur Lesung von Rechnungen eines bestimmten Lieferanten einsetzen?
Ja. In Docnova kann eine Regel für alle Rechnungen gelten oder nur für Rechnungen von einem Lieferanten gelten, sodass berechnungsbezogene Anpassungen getrennt voneinander vorgenommen werden können.
Wie kann ich die Genauigkeit der OCR-Verarbeitung von Rechnungen messen?
Verwenden Sie einen Bericht auf der Grundlage Ihrer eigenen Korrekturen. Der OCR-Genauigkeitsbericht von Docnova zeigt den Anteil der Dokumente, die keine Korrekturen erfordern, sowie die am häufigsten korrigierten Felder – über 7, 30 oder 90 Tage oder in einem benutzerdefinierten Bereich.
Korrigieren neue OCR-Regeln meine bereits hochgeladenen Rechnungen?
Nein. Die Regeln gelten für Rechnungen, die nach der Veröffentlichung der Regel hochgeladen werden.
Funzen OCR-Regeln bei Belegauslagen?
Die Feldkartierungsvorschriften gelten nur für Rechnungen. Der Genauigkeitsbericht umfasst sowohl Rechnungen als auch Ausgaben.
Stoppen Sie die Reparaturen, beginnen Sie mit dem Unterricht
Häufig auftretende OCR-Fehler bei Rechnungen sind keine Kosten, die man hinnehmen muss. Teach Docnova Ihre Regeln einmal, messen Sie die Ergebnisse anhand Ihrer eigenen Daten und nutzen Sie diese Rückmeldung, um die Lesbarkeit neuer Rechnungen zu verbessern.
Probieren Sie Docnova jetzt aus und sehen Sie, wie viel manuelle Arbeit Ihr Team sparen kann.
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