Eine Rechnung kann genehmigt und im ERP gebucht werden.
Aber der Finanzierungsprozess ist nicht unbedingt abgeschlossen.
Wurde es tatsächlich bezahlt?
Wann?
Von welchem Bankkonto?
Entsprach die Banküberweisung der richtigen Rechnung?
Ist der Zahlungsstatus im ERP noch aktuell?
Für viele Finanzteams wird hier aus einem Prozess eine Reihe unverbundener Prozesse.
Das Kreditorenbuchhaltungssystem verwaltet die Rechnung.
Das ERP verwaltet die Buchung.
Die Bank zeigt die tatsächliche Transaktion.
Und jemand muss die Teile immer noch verbinden.
Warum die Zahlungsabgleichung schwierig wird
Die Grundidee klingt einfach:
Eine Zahlung einer Rechnung zuordnen.
Im großen Maßstab wird es deutlich schwieriger.
Finanzteams arbeiten möglicherweise mit mehreren Bankkonten, Unternehmen, ERP-Systemen und Tausenden von Rechnungen.
Ohne verknüpfte Bankdaten müssen Mitarbeiter Transaktionen möglicherweise manuell vergleichen und den Rechnungsstatus separat aktualisieren.
Das hinterlässt eine Lücke zwischen:
Genehmigt
und
Tatsächlich bezahlt
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sollte über die Freigabe hinausgehen
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sollte nicht enden, wenn eine Rechnung das ERP erreicht.
Mit Docnova AP Automation können genehmigte Dokumente mit den bereits zugeordneten relevanten Buchhaltungsinformationen in das ERP-System übernommen werden, während der Zahlungsstatus mit dem Prozess verbunden bleibt.
Das stellt eine Verbindung her zwischen:
Rechnung → ERP
Das Bankwesen kann jedoch eine weitere wichtige Lücke schließen:
ERP → Ist-Zahlung
Verbindung von Bank- und Rechnungsdaten
Docnova Banking & Reconciliation verbindet den Prozess durch:
Bank über Open Banking verknüpfen
→ Transaktionen synchronisieren
→ Rechnungen Zahlungen zuordnen
→ Abgestimmte Berichte und Prüfpfad
Dies kann Multibank-Fähigkeit, Transaktionsüberwachung, automatische Zahlungsstatus-Updates und Rechnungs-Zahlungs-Abgleich umfassen.
Der Wert besteht nicht einfach darin, Transaktionen von einer Bank zu sehen.
Der Wert liegt im Wissen zu welcher Rechnung jede Transaktion gehört.
Von der Rechnung zur Zahlungstransparenz
Ein vernetzter Prozess kann wie folgt aussehen:
Die Rechnung geht ein
→ Risikoprüfungen
→ Intelligenter Abgleich
→ Genehmigung
→ ERP-Buchung
→ Zahlungsstatus
→ Bankabstimmung
Anstatt zwischen verschiedenen Systemen hin- und herzuspringen, um zu rekonstruieren, was passiert ist, erhalten Finanzteams einen klareren Einblick in den gesamten Transaktionslebenszyklus.
Warum das wichtig ist
Für CFOs, Controller und Finanzteams kann eine bessere Abstimmung praktische Fragen schneller beantworten:
Welche freigegebenen Rechnungen sind noch unbezahlt?
Welche Zahlungen sind noch nicht abgeglichen?
Welche Banktransaktion gehört zu welcher Rechnung?
Wurde der ERP-Status aktualisiert?
Was geschah vor der Bezahlung?
Das Ziel ist kein weiterer Bankbildschirm.
Es ist ein stärker vernetzter Finanzprozess.
Rechnung → Prüfung → Abgleich → Freigabe → ERP → Zahlung → Abstimmung
Weniger manuelle Statusprüfung.
Weniger unzusammenhängende Schritte.
Bessere Transparenz von der Rechnung bis zur Zahlung.
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