Welche Fragen sollte man vor dem Kauf einer E-Invoicing-Lösung stellen?

Da Regierungen weltweit weiterhin obligatorische elektronische Rechnungsstellung und digitale Steuerberichte einführen, ist die Wahl einer E-Invoicing-Lösung zu weit mehr als einer Softwarekaufentscheidung geworden. Es ist nunmehr eine strategische Investition, die Compliance, Finanzabläufe, IT-Architektur und zukünftige Initiativen zur digitalen Transformation direkt beeinflusst.

Für viele Organisationen besteht die Herausforderung nicht darin, einen E-Invoicing-Anbieter zu finden, sondern den richtigen auszuwählen.

Der Markt ist überfüllt mit Anbietern, die Cloud-Plattformen anbieten, SAP-Add-ons, APIs, EDI-Gateways, Peppol Access Points und Managed Compliance Services. Während viele Lösungen während einer Produktdemonstration ähnlich erscheinen, werden die tatsächlichen Unterschiede meist erst bei der Implementierung oder, noch schlimmer, nach dem Livegang deutlich.

Im Laufe der Jahre haben wir mit Organisationen von kleinen Unternehmen bis hin zu globalen Konzernen zusammengearbeitet, und ein Muster bleibt konstant: Unternehmen, die frühzeitig die richtigen Fragen stellen, haben fast immer reibungslosere Implementierungen, niedrigere Projektkosten und weniger Überraschungen.

Bevor Sie einen Anbieter bewerten, sollten Sie sich folgende Fragen stellen.

1. Ist die Lösung für die Einhaltung von Vorschriften konzipiert oder nur für den Versand von Rechnungen?

Dies ist vielleicht das häufigste Missverständnis.

Der elektronische Versand einer Rechnung macht diese nicht automatisch gesetzeskonform.

Moderne E-Rechnungsregelungen erfordern weit mehr als die Erstellung einer PDF- oder XML-Datei. Je nach Land müssen Rechnungen eine staatliche Validierung durchlaufen, über zertifizierte Plattformen ausgetauscht werden, spezifische XML-Standards einhalten, obligatorische Steuerinformationen enthalten oder sogar in Echtzeit an die Steuerbehörden gemeldet werden.

Eine professionelle E-Rechnungsplattform sollte Folgendes unterstützen:

• Länderspezifische Rechnungsformate
• Anforderungen der lokalen Steuerbehörde
• Obligatorische Geschäftsvalidierungen
• Staatliche Berichtspflichten
• Digitale Signaturen, wo anwendbar
• Kontinuierliche regulatorische Updates

Die wichtige Frage ist nicht einfach “Kann Ihre Plattform Rechnungen versenden?”

Stattdessen fragen Sie:

“Wie stellen Sie sicher, dass wir auch in den kommenden Jahren den sich entwickelnden Vorschriften entsprechen?”

Ein Anbieter sollte ein eigenes Compliance-Team haben, das Gesetzesänderungen überwacht, und nicht erwarten, dass Kunden die rechtlichen Aktualisierungen selbst verwalten.

2. Welche Länder werden heute unterstützt und was ist Ihre Roadmap?

Viele Organisationen kaufen zunächst eine E-Rechnungslösung für ein einzelnes Land.

Ein Jahr später benötigt eine weitere Tochtergesellschaft die Compliance in Deutschland, Belgien, Polen, Frankreich oder einem anderen Markt.

Plötzlich stellt das Unternehmen fest, dass sein ursprünglicher Anbieter nur eine Gerichtsbarkeit unterstützt.

Wenn Ihr Unternehmen international tätig ist oder dies plant, sollte Ihr Anbieter eine klare multinationale Strategie haben.

Fragen wie:

• Welche Länder werden bereits unterstützt?
• Sind Sie direkt mit Regierungsplattformen verbunden?
• Unterstützen Sie Peppol?
• Wie oft fügen Sie neue Länder hinzu?
• Werden alle Länder innerhalb derselben Plattform verwaltet?

Die Verwaltung mehrerer Länder über eine einzige Lösung reduziert die Komplexität für IT- und Finanzteams erheblich.

3. Wie wird die Lösung in unsere ERP-Landschaft integriert?

Jede Organisation hat eine andere technologische Umgebung.

Einige verwenden SAP ECC.

Andere rennen SAP S/4HANA.

Viele betreiben SAP Business One, Microsoft Dynamics, Oracle, Infor oder sogar selbst entwickelte ERP-Systeme.

Der richtige Integrationsansatz hängt vollständig von Ihrer bestehenden Architektur ab.

Anstatt zu fragen, ob eine Integration existiert, bitten Sie den Anbieter, genau zu erklären, wie sie funktioniert.

Wichtige Fragen sind:

• Erfordert die Lösung ERP-Modifikationen?
• Gibt es ein zertifiziertes SAP Add-On?
• Können Rechnungen über APIs ausgetauscht werden?
• Ist EDI verfügbar?
• Kann SFTP sicher verwendet werden?
• Welche Daten verlassen unser ERP?
• Wie werden Statusaktualisierungen zurückgegeben?
• Wie viel interne IT-Entwicklung ist erforderlich?

Die besten Implementierungen sind oft diejenigen, die Störungen bestehender Geschäftsprozesse minimieren.

Ein erfahrener Berater sollte die Architektur empfehlen, die am besten zu Ihrer Landschaft passt – nicht einfach die, die er gerne verkaufen möchte.

4. Was passiert, nachdem eine Rechnung unser ERP verlassen hat?

Viele Software-Demonstrationen enden, sobald die Rechnung versandt wurde.

In Wirklichkeit ist dies erst der Anfang.

Finanzteams benötigen während des gesamten Rechnungslebenszyklus vollständige Transparenz.

Für jede Rechnung sollten Benutzer Fragen beantworten können wie:

• Wurde die Rechnung erfolgreich übermittelt?
• Wurde es von der staatlichen Plattform akzeptiert?
• Wurde es an den Kunden geliefert?
• Wurde es abgelehnt?
• Warum wurde es abgelehnt?
• Welche Maßnahmen sind erforderlich?
• Hat der Kunde es heruntergeladen?

Eine moderne Plattform sollte Echtzeit-Tracking, detaillierte Statusinformationen, Audit-Protokolle und klare Fehlermeldungen bereitstellen.

Ohne Sichtbarkeit verbringen Finanzteams oft unnötig Zeit damit, Kunden, Lieferanten oder die IT zu kontaktieren, nur um herauszufinden, wo eine Rechnung ist.

5. Wie werden zukünftige Gesetzesänderungen gehandhabt?

Eines der größten Missverständnisse bei E-Invoicing-Projekten ist, dass sie “einmalige Implementierungen” sind.”

In Wirklichkeit ändert sich die Gesetzgebung ständig.

Rechnungsschemata entwickeln sich weiter.

Validierungsregeln ändern sich.

Neue Pflichtfelder werden eingeführt.

Berichtspflichten erweitern sich.

Regierungen veröffentlichen regelmäßig neue technische Spezifikationen.

Fragen Sie jeden Anbieter:

• Wer überwacht Gesetzesänderungen?
• Wie schnell werden Updates implementiert?
• Sind Software-Updates enthalten?
• Werden wir bei jeder Gesetzesänderung zusätzliche Projekte benötigen?
• Ist Wartung in unserem Abonnement enthalten?

Ein Anbieter sollte als Ihr langfristiger Compliance-Partner fungieren – nicht nur als Ihr Softwarelieferant.

6. Kann die Plattform mit unserem Unternehmen wachsen?

Die heutigen Anforderungen ändern sich selten.

Unternehmen erwerben neue Geschäftsbereiche.

Neue Niederlassungen eröffnen.

International expandieren.

Rechnungsaufkommen steigern.

Neue ERP-Systeme einführen.

Ihre E-Invoicing-Plattform sollte mit Blick auf dieses Wachstum konzipiert sein.

Bewerten Sie, ob die Lösung Folgendes unterstützt:

• Mehrere juristische Personen
• Mehrere ERP-Systeme
• Hohe Transaktionsvolumina
• Internationale Rollouts
• Mehrsprachige Benutzer
• Verwaltung mehrerer Unternehmen

Eine E-Invoicing-Plattform nach nur zwei Jahren zu ersetzen, weil sie nicht skaliert, ist sowohl kostspielig als auch störend.

7. Wie viel Automatisierung ist tatsächlich enthalten?

Automatisierung wird oft als Marketingbegriff verwendet.

Allerdings bedeutet Automatisierung für verschiedene Anbieter unterschiedliche Dinge.

Bitten Sie sie, die Automatisierungsfähigkeiten zu demonstrieren – nicht nur zu beschreiben.

Beispiele hierfür sind:

• Automatische Rechnungsvalidierung
• XML-Erstellung
• PDF-Konvertierung
• Lieferantenrechnungsverarbeitung
• OCR-Fähigkeiten
• Rechnungsweiterleitung
• Arbeitsablaufgenehmigungen
• Automatische ERP-Buchung
• Ausnahmebehandlung
• Echtzeitbenachrichtigungen

Das Ziel sollte sein, manuelle Eingriffe, wo immer möglich, zu reduzieren.

Je weniger die Benutzer den Prozess manuell überwachen müssen, desto größer sind die operativen Vorteile.

8. Welches Sicherheits- und Datenschutzniveau wird geboten?

Rechnungen enthalten geschäftskritische Informationen.

Der Schutz dieser Informationen sollte ein Kernbestandteil des Designs der Plattform sein.

Fragen, die es wert sind, gestellt zu werden, sind:

• Wo werden Kundendaten gehostet?
• Wie werden Daten verschlüsselt?
• Ist rollenbasierter Zugriff verfügbar?
• Welche Authentifizierungsmethoden werden unterstützt?
• Sind Backups automatisiert?
• Welche Notfallwiederherstellungsverfahren gibt es?
• Welche Sicherheitszertifizierungen unterhält der Anbieter?

Sicherheit sollte niemals als optionale Funktion betrachtet werden.

Es sollte Teil des Fundaments der Plattform sein.

9. Was beinhaltet die Implementierung tatsächlich?

Einer der größten Gründe dafür, dass Projekte das Budget überschreiten, ist ein unklarer Implementierungsumfang.

Bitten Sie bei der Überprüfung von Vorschlägen um eine detaillierte Erklärung jeder Projektphase.

Dies sollte typischerweise beinhalten:

• Discovery-Workshops
• Geschäftsprozessanalyse
• Technische Auslegung
• ERP-Integration
• Entwicklung
• Konfiguration
• Prüfen
• Benutzerakzeptanztest
• Go-live-Support
• Nachbetreuung
• Benutzerschulung
• Dokumentation

Eine transparente Implementierungsmethodik schafft Vertrauen sowohl bei Geschäfts- als auch bei IT-Stakeholdern.

10. Welche Unterstützung erhalten wir nach dem Go-Live?

Die Beziehung zu Ihrem Anbieter sollte nicht enden, sobald Rechnungen eingehen.

Wer wird Ihre Organisation in Zukunft unterstützen?.

Wirst du haben:

• Ein dedizierter Account Manager?
• Technischer Support?
• Compliance-Spezialisten?
• Funktionale Berater?
• SLA-Verpflichtungen?
• Notfallunterstützung bei juristischen Fristen?

Besonders in den ersten Monaten nach der Implementierung kann ein reaktionsschneller Support einen großen Unterschied machen.

11. Was sind die wahren Gesamtkosten einer Investition (Total Cost of Ownership)?

Viele Organisationen vergleichen Anbieter nur anhand der Implementierungskosten.

Dies führt oft zu irreführenden Schlussfolgerungen.

Eine umfassende Kostenbewertung sollte beinhalten:

• Softwarelizenzierung
• Implementierungsdienste
• Wartung jährlich
• Compliance-Aktualisierungen
• Transaktionspreise
• Zusätzliche juristische Personen
• Neue Länderaktivierung
• Supportleistungen
• Zukünftige Integrationen
• Training

Manchmal führt eine etwas höhere Anfangsinvestition zu deutlich geringeren langfristigen Betriebskosten.

Die Betrachtung der Preise nur für das erste Jahr liefert selten das vollständige Bild.

Eine praktische Käufer-Checkliste

Bevor Sie einen E-Invoicing-Anbieter auswählen, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Fragen mit einem überzeugten “Ja” beantworten können:

• Unterstützt die Lösung alle Länder, in denen wir derzeit tätig sind?
• Kann es zukünftige internationale Expansionen unterstützen?
• Integriert es sich nahtlos in unser ERP?
• Minimiert es Änderungen an unseren bestehenden Prozessen?
• Deckt es sowohl ausgehende als auch eingehende Rechnungen ab?
• Sind rechtliche Aktualisierungen enthalten?
• Können Benutzer den Rechnungsstatus in Echtzeit verfolgen?
• Ist die Plattform sicher und skalierbar?
• Ist die Implementierungsmethodik klar definiert?
• Erhalten wir nach dem Go-live langfristige Unterstützung?
• Ist die Preisgestaltung transparent und über mehrere Jahre nachhaltig?

Abschließende Gedanken

Die Auswahl einer E-Invoicing-Lösung ist letztendlich die Wahl eines langfristigen Technologie- und Compliance-Partners, nicht einfach der Kauf einer Software.

Die stärksten Anbieter kombinieren juristische Expertise, technische Integrationsfähigkeiten und praktische Erfahrung in der Implementierung. Sie verstehen, dass jedes Unternehmen eine einzigartige ERP-Landschaft, unterschiedliche Geschäftsprozesse und verschiedene Compliance-Verpflichtungen hat. Anstatt ein einziges Produkt für jeden Kunden anzubieten, nehmen sie sich die Zeit, Ihre Umgebung zu verstehen und empfehlen die Architektur, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Ob diese Architektur eine SAP Add-On, Ob API-Integration, EDI-Konnektivität, ein sicherer SFTP-Austausch oder ein Cloud-basiertes Portal, das Ziel sollte immer dasselbe sein: die Einhaltung der Vorschriften bei gleichzeitiger Minimierung der operativen Komplexität.

Die Fragen, die Sie vor der Unterzeichnung eines Vertrags stellen, bestimmen oft den Erfolg Ihres Projekts lange nach der Implementierung. Wenn Sie sich heute die Zeit nehmen, Anbieter gründlich zu bewerten, können Sie Monate an Nacharbeit, unerwartete Kosten und Compliance-Risiken in der Zukunft vermeiden.

Bei Melasoft beginnt jedes Projekt mit einem Discovery Workshop, nicht mit einer Verkaufspräsentation. Wir glauben, dass die richtige Lösung mit dem Verständnis Ihres Geschäfts, Ihrer ERP-Landschaft, Ihrer Compliance-Verpflichtungen und Ihrer langfristigen Ziele beginnt. Erst dann können wir eine E-Invoicing-Architektur empfehlen, die nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch einen bleibenden Wert liefert.