Für die meisten Unternehmen ist die Auswahl einer Approved Platform (Plateforme Agréée, oder PA) der leichteste Teil. Denen zu implementieren, die tatsächlich Rechnungen erstellen und empfangen, ist schwieriger. Wenn Ihre Rechnungen in SAP oder einem anderen ERP erstellt werden, Geprüfte Plattform-Integration mit SAP Entscheidet, ob die Compliance im Hintergrund reibungslos abläuft oder zu einem manuellen, fehleranfälligen Prozess für Finanzen und IT wird. Diese Anleitung erklärt, wie die Integration funktioniert, welche Ansätze existieren und was man vor der Umsetzung überprüfen sollte.
Was die Integration in eine zugelassene Plattform tatsächlich bedeutet
Bei inländischen B2B-Transaktionen im Rahmen der französischen Reform werden Rechnungen über eine registrierte PA weitergeleitet. Diese authentifiziert das Dokument, identifiziert die Plattform des Empfängers und die elektronische Rechnungsadresse in der öffentlichen Datenbank, leitet die Rechnungsdaten an die Plattform des Empfängers weiter und meldet die erforderlichen Daten an die Steuerverwaltung. Die öffentliche Datenbank unterstützt die Weiterleitung; sie ist kein Rechnungsempfänger.
In der Praxis muss die Integration vier Ströme verarbeiten:
- Auslieferungsrechnungen: Ihr ERP generiert die Rechnungsdaten und die PA oder die angeschlossene Lösung konvertiert diese in ein konformes Format (Factur-X, UBL oder CII), validiert diese gemäß EN 16931 und den geltenden französischen Vorschriften und übermittelt sie.
- Inbound-Rechnungen: Die PA erhält strukturierte Rechnungen, die an Sie gerichtet sind, und übermittelt diese an Ihr ERP-System zur Buchung und Genehmigung.
- Statusmeldung: Die PA stellt relevante Lebenszyklusstatusinformationen und Ablehnungsgründe bereit, damit die Benutzer sehen können, was mit jedem Dokument passiert ist. Stellen Sie die SAP-Status-Mapping-Definitionen an die französischen Lebenszyklusanforderungen an.
- E-Berichterstattung Die relevanten Transaktionsdaten für B2C- und grenzüberschreitende Transaktionen sowie die Zahlungsdaten, soweit erforderlich, werden über die Plattform separat zu den Zahlungen gegenüber dem Zahlungsdienstleister gemeldet.
Eine solide Integration deckt alle vier Aspekte ab. Viele Projekte konzentrieren sich lediglich auf das Senden und die restlichen Schritte erledigen sie erst spät.
Drei Möglichkeiten, SAP mit einer zugelassenen Plattform zu verbinden
Es gibt kein einziges richtiges Muster. Das richtige Muster hängt von Ihrer SAP-Landschaft, Ihrer IT-Kapazität und Ihrer Zeitplanung ab.
1. Native SAP-Add-on
An SAP-E-Rechnungs-Add-on Es wird über ein Transport- und Konfigurationsprojekt in unterstützte SAP ECC- oder S/4HANA-Umgebungen installiert. Die Erstellung von Rechnungen, die Formatzuordnung, die Übertragung und die Statusaktualisierungen werden über die SAP-Schnittstelle gesteuert, sodass Finanzadministratoren weiterhin in den bereits vertrauten Bedienfeldern arbeiten können. Bevor Sie diese Option wählen, sollten Sie die Kompatibilität mit Ihrer SAP-Edition und Ihrem Bereitstellungsmodell überprüfen.
Am besten geeignet für: Organisationen mit hohen Rechnungszahlen, mehreren Unternehmenscodes oder der Präferenz, die Geschäftsprozesse innerhalb von SAP abzuwickeln. Kompromiss: Dies erfordert ein Installations- und Konfigurationsprojekt von der SAP-Seite aus.
2. API-Integration
Mit einem API für elektronische Rechnungsstellung, Ihr eigener SAP-Team oder ein SAP-Partner stellt die Verbindung her. SAP generiert die Rechnungsdaten und ruft die API der Plattform auf, und Statusmeldungen werden entweder per Callback zurückgegeben oder können auf Anfrage abgerufen werden. Sie kann als Schaltfläche in SAP oder als automatischer Trigger bei der Rechnungsstellung ausgeführt werden.
Am besten geeignet für: Teams mit SAP-Entwicklungskompetenz, die die volle Kontrolle über den Prozess haben möchten. Kompromiss: In SAP ist kein Paketbildschirm vorhanden, daher gehören die Sendefunktion, die Voransicht von Rechnungen und die Anzeige der Statusmeldungen in SAP zu Ihrer eigenen Entwicklung. Die Anstrengung hängt daher hauptsächlich von Ihrer Seite ab.
3. EDI oder datenbasiertes Austauschverfahren (IDoc, SFTP)
SAP exportiert die Rechnungsdaten als IDoc oder andere vereinbarte Dateiformate, die über eine Schnittstelle wie SFTP oder bestehende Middleware mit der Plattform ausgetauscht werden. Die Plattform konvertiert und überträgt die Rechnungen. IDoc definiert das SAP-Nachrichtformat; SFTP ist eine mögliche Transportmethode. Die Mapping-, Export-Konfiguration und die Überwachung müssen noch gestaltet werden.
Am besten geeignet für: Landschaften, die bereits mit IDoc- oder Dateierweiterungen arbeiten oder in denen eine Änderung von SAP schwierig ist. Kompromiss: Dateibasierte Implementierungen verwenden oft Batch-Verfahren, und die Statusmeldung an SAP erfordert zusätzliche Handhabung.
Einige Organisationen kombinieren diese Muster: beispielsweise ein Add-on für die Hauptentität und ein Standalone-E-Invoice-Portal für kleine Tochterunternehmen ohne ERP-Integration.
Factur-X und SAP: Was Sie wissen sollten
Factur-X ist eine PDF-Datei mit integriertem strukturierten XML-Code, was sie für Teams nützlich macht, die von der PDF-Fakturierung abweichen möchten. Factur-X SAP Bei Projekten führt ein Punkt zu Verwirrung: Die gedruckte Rechnung aus einem SAP-Formular ist nicht automatisch eine Factur-X-Rechnung. Eine korrekte Datei muss CII XML enthalten, die in einem PDF/A-3-Dokument eingebettet ist, mit konsistenten, lesbaren und strukturierten Daten und einer Validierung nach dem erforderlichen Profil und den erforderlichen Regeln.
Es kann einfacher sein, die Factur-X-Datei aus den von SAP bereitgestellten Faktura-Daten zu erstellen, als das vollständige Hybridformat in Ausgabebereichen zu implementieren. Ihr bestehender Layout kann möglicherweise wiederverwendet werden, die Konvertierung in PDF/A-3, die Einbettung in XML und die Validierung müssen jedoch noch getestet werden. Vereinbaren Sie, welches Format der Anbieter beibehalten soll.
Was eine gute elektronische Rechnungsabwicklung-API bieten sollte
Wenn Sie die API-Route einschlagen, sollten Sie die API genauso ernst nehmen wie die Plattform dahinter. Fragen Sie nach:
- Ein Sandkasten Dadurch können Ihre Entwickler ohne die Produktion zu beeinträchtigen oder irgendetwas live zu registrieren, anfangen zu entwickeln und zu testen.
- Klare Dokumentation mit Beispiel-Payloads für ausgehende und eingehende Dokumente.
- Sichere Authentifizierung, z. B. API-Schlüssel oder -Tokens mit geeigneten Zugriffskontrollen und Kennwortverwaltung.
- Status-Callback-Funktionen in Echtzeit (Webhooks), sodass SAP nicht jedes Mal nach dem Ergebnis jeder Rechnung fragen muss.
- Nützliche Validierungfehler Darin werden Ihrem Team genau mitgeteilt, welches Feld fehlschlug und warum.
- Abdeckung über Frankreich hinaus, Wenn Sie außerdem in anderen Ländern fakturieren, können Sie die Integrationsarchitektur wiederverwenden, indem Sie die lokalen Anforderungen berücksichtigen.
Außerhalb von SAP: Die Frage nach dem ERP-Connector
Nicht jede Gruppe arbeitet ausschließlich mit SAP. Eine Tochtergesellschaft kann Dynamics 365, Oracle, Sage oder Odoo verwenden. Bei der Bewertung eines ERP-Connector für eine zugelassene Plattform, Überprüfen Sie, ob der Anbieter bereits fertige Konnektoren oder nur eine API anbietet, wer die Mapping-Anbindung erstellt und pflegt und ob eine Plattform alle Unterteilungen unter einem einzigen Vertrag abdecken kann. Fragmentierte Integrationsmöglichkeiten erhöhen die Wartungskosten jedes Mal, wenn ein Format oder eine Regelung geändert wird.
Fragen, die IT- und SAP-Teams vor der Auswahl stellen sollten
- Ist der Anbieter eine registrierte Plateforme Agréée, die man auf der Website nachverfolgen kann? offizieller DGFiP-Verzeichnis?
- Welche Integrationsmuster werden unterstützt (Add-on, API, EDI, Portal) und welches passt zu unserer SAP-Version und unserem Bereitstellungsmodell (ECC oder S/4HANA)?
- Wer ist für die SAP-seitigen Arbeiten verantwortlich und wie viel kosten diese internen Tage?
- Wie werden eingehende Rechnungen in SAP (MIRO, FB60, Workflow) eingepflegt?
- Wie erhalten Nutzer die Statusmeldungen und die Gründe für Ablehnungen?
- Sind regulatorische Aktualisierungen enthalten, oder löst jede Änderung ein neues Projekt aus?
- Wie werden E-Reporting und Archivierung abgewickelt?
Ein realistisches Projektplanungsmodell
Egal, welches Muster Sie wählen: Projekte folgen einem ähnlichen Ablauf: Erstellung des Anwendungsbereichs und der Zugriffsrechte, Design und Feldkartierung, Entwicklung und Konfiguration, Testen in der Testumgebung der Plattform, Benutzerakzeptanz und dann Go-Live und Monitoring. Die frühzeitige Festlegung des Anwendungsbereichs lässt Zeit für Tests, wo die meisten Verzögerungen auftreten.
Die richtige Herangehensweise auswählen
Wenn Sie die geringstmöglichen Änderungen für SAP-Benutzer wünschen und viele Entitäten haben, passt ein nativ integrierter Add-on normalerweise gut. Wenn Sie starke SAP-Entwickler haben und den gesamten Prozess selbst übernehmen möchten, ist eine API flexibler. Wenn Ihr SAP-Landschaft stabil ist und bereits mit IDoc oder Dateien arbeitet, kann ein EDI-Ansatz diese Schnittstellen wiederverwenden. Wenn eine Entität überhaupt keine ERP-Verknüpfung hat, kann ein Portal schnell live gehen, während die größere Integration vorbereitet wird.
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