Ist Ihr ERP bereit für E-Rechnungen in Frankreich und Deutschland? Ein Leitfaden für CFOs und CIOs

Europäische E-Rechnungsstellung ist kein Zukunftsthema mehr. Es verändert bereits jetzt die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Finanz-, IT-, Compliance- und ERP-Prozesse gestalten.

Für Unternehmen, die in Frankreich und Deutschland tätig sind, besteht die Herausforderung nicht darin, lediglich zwei lokale Anforderungen zu erfüllen. Es geht darum, Rechnungsgenerierung, -validierung, -austausch, -verarbeitung und -archivierung anzupassen, ohne Reibungsverluste zwischen ERP-, Kreditoren-, Debitorenbuchhaltungs- und Finanzworkflows zu erzeugen.

Das unterschätzen viele Organisationen immer noch:

E-Rechnungsstellung ist nicht nur eine Steuer- oder Finanzinitiative. Es ist eine ERP-Transformation.

Frankreich und Deutschland schreiben beide eine strukturierte E-Rechnungsstellung vor., aber sie folgen sehr unterschiedlichen Implementierungsmodellen. Die Behandlung als einzelnes Rollout-Projekt kann zu Integrationsverzögerungen, manuellen Umgehungslösungen, Problemen mit der Datenqualität und unnötigen Compliance-Risiken führen.

Frankreich und Deutschland verfolgen unterschiedliche E-Rechnungsmodelle

Frankreich führt ein stärker reguliertes, plattformbasiertes Ökosystem ein.

Elektronische Rechnungen müssen über eine staatlich zugelassene Plattform ausgetauscht werden, die als Zulassungsplattform, entweder direkt oder über eine kompatible Lösung. Die Reform beinhaltet auch die Übermittlung von Rechnungs-, Transaktions- und Zahlungsdaten an die Steuerbehörde.

Von 1. September 2026, müssen alle in Frankreich ansässigen und mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen darauf vorbereitet sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Große und mittelständische Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt ebenfalls damit beginnen, elektronische Rechnungen auszustellen, während für KMU und Kleinstunternehmen die Ausstellungspflicht ab 1. September 2027.

Deutschland verfolgt einen stärker dezentralisierten Ansatz.

Seit 1 Januari 2025, eine deutsche B2B-E-Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten. Ein Standard-PDF gilt nach der neuen Definition nicht mehr als E-Rechnung. Unternehmen müssen bereits in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen, das Gesetz schreibt jedoch keine zwingende Übermittlungsplattform vor. E-Mail, Schnittstellen, Portale und andere vereinbarte Methoden dürfen verwendet werden.

Auch in Deutschland gelten Übergangsregelungen für die Rechnungsstellung. Unternehmen dürfen bis Ende 2026 weiterhin andere Rechnungsformulare verwenden, während Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro die verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027 in Anspruch nehmen können.

In Frankreich stehen Plattformen und Berichterstattung im Vordergrund. In Deutschland hingegen stehen Standards und Prozesse im Vordergrund.

Das Ziel mag zwar ähnlich sein, doch die technische und operative Umsetzung unterscheidet sich erheblich.

Warum es sich hierbei um eine ERP-Transformation handelt

Bei dem eigentlichen Projekt geht es nicht nur darum, eine XML-Datei zu versenden.

Unternehmen müssen überdenken, wie Rechnungen gestaltet sind:

• im ERP angelegt,
• angereichert mit Kunden- und Steuerdaten,
• auf Übereinstimmung mit den lokalen Vorschriften geprüft,
• in die erforderlichen Formate konvertiert,
• über den richtigen Kanal übertragen,
• automatisch empfangen und gepostet,
• während ihres gesamten Lebenszyklus überwacht,
• und als rechtlich relevante Unterlagen aufbewahrt.

Das bedeutet, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht nur die Steuerabteilung betrifft. Sie wirkt sich auch auf ERP-Architektur, Stammdaten, Integrationsschichten, Genehmigungsworkflows, Dokumentenmanagement, Sicherheit und Auditprozesse.

Unternehmen, die frühzeitig beginnen, haben Zeit, Integrationen zu testen, Datenlücken zu identifizieren und reale Geschäftsszenarien zu validieren.

Späte Umsteiger werden möglicherweise feststellen, dass die größten Probleme nicht in den Rechnungsformaten selbst liegen, sondern in den damit verbundenen Prozessen und Daten.

Worauf sich Finanzvorstände vorbereiten müssen

Für Finanzvorstände ist die elektronische Rechnungsstellung kein technisches Nebenprojekt. Sie kann sich direkt auf folgende Bereiche auswirken:

• Compliance-Risiko,
• Umsetzungsbudgets,
• Zahlungs- und Inkassozyklen,
• Kosten für die Rechnungsbearbeitung,
• Prüfungsbereitschaft,
• sowie die Produktivität des Finanzteams.

Ein fehlgeschlagener oder verzögerter Rechnungsbearbeitungsprozess kann dazu führen, dass eine Rechnung nicht den richtigen Empfänger erreicht, nicht in einen Genehmigungsworkflow gelangt oder nicht im Buchhaltungssystem verbucht wird.

Dies kann zu verzögerten Zahlungen, vermehrten Anfragen von Lieferanten, manuellen Korrekturen und einer eingeschränkten Übersicht über Verbindlichkeiten und Forderungen führen.

Finanzvorstände benötigen daher einen Überblick, bevor die Fristen drängen. Sie sollten nicht nur wissen, ob das Unternehmen eine Lösung ausgewählt hat, sondern auch, ob der gesamte Rechnungslebenszyklus getestet wurde.

Worauf sich CIOs vorbereiten müssen

Für CIOs sind die Fragen eher architektonischer Natur:

Kann das ERP die benötigten strukturierten Daten generieren?

Können lokale Validierungsregeln angewendet werden, ohne das ERP für jedes Land neu zu gestalten?

Können Eingangsrechnungen automatisch verarbeitet werden?

Können die ursprüngliche strukturierte Rechnung und die zugehörigen Belege ordnungsgemäß archiviert werden?

Kann die Architektur zusätzliche Länder unterstützen, ohne jedes Mal ein separates Integrationsprojekt erstellen zu müssen?

Das Risiko besteht darin, anzunehmen, dass bei der E-Rechnung nur die Anbindung einer API oder der Export einer Datei im Vordergrund steht.

In der Praxis geht es darum, eine zuverlässige Verbindung zwischen ERP-Systemen, Compliance-Plattformen, Steuerverwaltungen, Kunden, Lieferanten und Dokumentenarchiven zu schaffen.

Die verborgene Herausforderung: Stammdaten

Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand für die Datenaufbereitung.

Kunden- und Lieferantenkennungen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Firmenadressen, Lieferinformationen, Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen, Steuerkategorien, Rechnungsreferenzen und produktspezifische Daten können alle in strukturierten Feldern erforderlich sein.

Informationen, die zuvor manuell korrigiert oder zu einer PDF-Datei hinzugefügt wurden, können die automatische Validierung möglicherweise nicht mehr bestehen.

Dies ist der Grund, warum viele E-Invoicing-Projekte sich verzögern durch Stammdatenqualität, sondern nicht durch die E-Invoicing-Software selbst.

Bevor Unternehmen mit der Übertragung beginnen, sollten sie prüfen, ob ihr ERP vollständige, konsistente und länderspezifische Rechnungsdaten enthält.

Warum eine portalbasierte E-Rechnungsstellungsebene hilft

Eine Portal-basierte E-Rechnungsfunktion kann zwischen bestehenden ERP-Systemen und länderspezifischen Compliance-Anforderungen angesiedelt werden.

Anstatt das ERP zu zwingen, jede lokale Regel direkt zu verwalten, kann die Schicht Folgendes unterstützen:

• ERP-Konnektivität,
• Formatumwandlung,
• Rechnungsvalidierung,
• Übertragung und Empfang,
• Lebenszyklusstatusverfolgung,
• Eingangsrechnungsverarbeitung,
• Auditprotokolle,
• und Archivierungs-Workflows.

Dieser Ansatz schafft eine flexiblere Architektur für Unternehmen, die in mehreren Märkten tätig sind.

Das ERP-System verwaltet weiterhin die Kerngeschäfts- und Buchhaltungsprozesse, während die E-Invoicing-Ebene sich um wechselnde Formate, Kanäle, Validierungen und länderspezifische Anforderungen kümmert.

Interoperabilität wird zu einer globalen Anforderung

Frankreich und Deutschland sind Teil einer viel größeren Transformation.

Malaysia hat durch eine schrittweise nationale Einführung eine E-Rechnung eingeführt, während Polen eine obligatorische strukturierte Rechnungsstellung über KSeF implementiert hat. Die VAE schreiten mit einem schrittweisen nationalen E-Rechnungsrahmenwerk voran, und Oman entwickelt ein Fünf-Ecken-Modell, das einen standardisierten Austausch zwischen Unternehmen, Dienstleistern und der Steuerbehörde ermöglichen soll.

Zusammengenommen deuten diese Entwicklungen darauf hin, dass Unternehmen keine isolierten Länderintegrationen mehr aufbauen sollten.

Sie benötigen eine Architektur, die verschiedene ERP-Systeme, Formate, Plattformen, Dienstleister und Steuersysteme miteinander verbinden kann.

Interoperabilität wird zu einer Kernanforderung für die weltweite E-Rechnungsbereitschaft.

Wie Docnova passt

Docnova hilft Unternehmen, die E-Rechnungsstellung über ein zentralisiertes Portal und einen Integrationsansatz zu verwalten.

Anstatt ERP-Prozesse für jedes neue Land neu zu gestalten, können Unternehmen eine E-Rechnungsbegleitschicht nutzen, um bestehende Systeme zu verbinden, strukturierte Rechnungsformate zu verwalten, Dokumentenstatus zu überwachen und sich an verschiedene Compliance-Modelle anzupassen.

Für Unternehmen, die in Frankreich und Deutschland tätig sind, kann dies bedeuten:

• weniger manuelle Rechnungsbearbeitung,
• größere Sichtbarkeit über Rechnungsworkflows hinweg,
• bessere Kontrolle über strukturierte Rechnungsdaten,
• und ein skalierbarerer Weg zur ländergrenzüberschreitenden Compliance.

Das Ziel ist nicht, das ERP zu ersetzen.

Es geht darum, die ERP-Systeme mit der sich wandelnden E-Rechnungslandschaft zu verbinden, ohne die Compliance zu einem Engpass für das ERP zu machen.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Unternehmen, die Rechnungen in Frankreich oder Deutschland ausstellen, sollten nun prüfen:

✅ ERP-Bereitschaft
✅ Qualität von Kunden- und Lieferantenstammdaten
✅ Länderspezifische Rechnungsformate
✅ Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozesse
✅ Validierungs- und Fehlerbehandlungs-Workflows
✅ Archivierungs- und Prüfprotollanforderungen
✅ Integrationsflexibilität für zukünftige Märkte

Frühe Vorbereitung schafft Zeit, um reale Rechnungsszenarien zu testen und Prozesslücken zu beheben, bevor sie zu Fristproblemen werden.

E-Rechnung ist eine Architekturentscheidung

E-Rechnungs-Compliance ist kein reines Finanzthema mehr.

Es beeinflusst, wie Business-Systeme Daten austauschen, wie Finanzteams Rechnungen verwalten, wie IT-Teams Integrationen erstellen und wie Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit grenzüberschreitend skalieren.

Es ist eine Compliance-Anforderung, eine ERP-Transformation und eine Architektur-Entscheidung.

Bereiten Sie Ihr ERP für die E-Rechnungsstellung in Frankreich oder Deutschland vor?