Häufige Fehler von Unternehmen bei der Einführung von E-Invoicing
E-Invoicing-Vorgaben erscheinen auf dem Papier einfach: Erstellen Sie eine strukturierte Rechnung, übermitteln Sie diese über das erforderliche Netzwerk oder die Regierungsplattform und führen Sie eine Audit-Trail. In der Praxis scheitert eine große Anzahl von Unternehmen immer noch bei der Einführung. Nicht weil die Vorschriften unverständlich sind, sondern weil die Implementierung als kleineres Projekt behandelt wird, als sie tatsächlich ist.
Es ist oft nützlicher, sich anzusehen, wo Projekte scheitern, als eine weitere Liste von Anforderungen. Unten sind die Fehler bei der Einführung der E-Rechnung die immer wieder auftauchen, branchen- und regimesübergreifend, und was man stattdessen tun sollte.
Die häufigsten Fehler bei der E-Rechnungsstellung
Ihre Anfrage wurde als IT-Projekt statt als Compliance- und Finanzprojekt behandelt. E-Rechnungen berühren auf einmal Steuerregeln, ERP-Konfiguration, AP/AR-Workflows und Lieferantenbeziehungen. Wenn sie rein der IT zugewiesen werden, ohne Input von Finanzen und Steuern, erfüllt der technische Aufbau oft den Buchstaben der Spezifikation, verfehlt aber, wie Rechnungen tatsächlich durch das Unternehmen fließen.
Unterschätzung der Stammdatenqualität. Steuernummern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Adressen und Produktcodes müssen vor dem Go-Live korrekt und vollständig sein. Viele Teams stellen während der Tests (oder schlimmer noch, im Live-Betrieb) fest, dass ein großer Teil ihrer Rechnungen abgelehnt wird, nur weil die zugrunde liegenden Daten von Anfang an nicht sauber waren.
Unter der Annahme, dass der Ansatz eines Landes auf ein anderes übertragen wird. Ein Unternehmen, das die elektronische Rechnungsstellung erfolgreich in einer Gerichtsbarkeit implementiert hat, geht manchmal davon aus, dass die gleiche Architektur auch anderswo funktioniert. Formate, Abwicklungsmodelle und Fristen unterscheiden sich von Land zu Land, und die Wiederverwendung eines Ansatzes ohne erneute Prüfung der lokalen Anforderungen ist einer der häufigsten Fehler bei der E-Rechnungsstellung in länderübergreifenden Rollouts.
Compliance-Überwachung wird nicht in den Plan aufgenommen. Mandate werden nach der Inbetriebnahme geändert. Schwellenwerte ändern sich, neue Rechnungstypen werden hinzugefügt und Rollout-Wellen werden auf kleinere Steuerzahler ausgeweitet. Unternehmen, die die erste Inbetriebnahme als Endpunkt und nicht als Beginn der laufenden Überwachung betrachten, stoßen später auf vermeidbare Lücken.
Fehler bei der Rechnungsprüfung im regulatorischen Bereich
Unrichtiges Verstehen des anwendbaren Datenstandards. Viele Mandate bauen auf dem semantischen Standard EN 16931 auf, der als UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII ausgedrückt wird, aber nationale Profile legen zusätzliche Felder und Validierungsregeln darüber. Die Implementierung des generischen Standards ohne das lokale Profil ist eine häufige Ursache für abgelehnte Rechnungen.
Der Unterschied zwischen Clearance- und Reporting-Modellen fehlt. Einige Länder verlangen eine Echtzeitprüfung, bevor eine Rechnung rechtlich gültig ist, oft innerhalb eines engen Zeitrahmens von 24 Stunden. Andere nutzen die Berichterstattung nach Transaktionen mit mehr Flexibilität. Der Aufbau eines Systems, das für ein Modell in einem Markt entwickelt wurde, der das andere verlangt, ist eine kostspielige Umsatzsteuer-Compliance-Falle, die im Nachhinein behoben werden muss.
Übersehen von Archivierungs- und Aufbewahrungsregeln. Die Anforderungen an digitale Signaturen, Aufbewahrungsfristen für E-Archive und Audit-Trail-Erwartungen variieren je nach Rechtsprechung. Unternehmen lösen oft die Rechnungsgenerierung und -übermittlung gut, geraten aber bei einer Prüfung in Schwierigkeiten, da die Aufbewahrung nicht in das ursprüngliche Design integriert wurde.
Unabhängig von der Bereitschaft von Lieferanten und Kunden. Compliance betrifft nicht nur das, was ein Unternehmen sendet. Wenn Handelspartner keine konformen Rechnungen empfangen oder verarbeiten können, geraten Transaktionen ins Stocken, egal wie gut die sendende Seite aufgebaut war.
Zu nennende Fehler bei SAP E-Invoicing
Da viele Unternehmen die E-Rechnungsstellung über SAP abwickeln, ein bestimmter Satz von SAP E-Rechnungsstellungsfehler erscheint wiederholt.
Vorausgesetzt, die bestehende ERP-Version unterstützt das erforderliche Format direkt. Ältere SAP-Versionen benötigen oft ein Compliance-Add-on oder eine Middleware-Schicht, um Rechnungen in der erforderlichen Struktur zu generieren und zu übermitteln. Das späte Erkennen dieser Lücke verknappt den Zeitplan für alle Beteiligten.
Untertestung der Verbindung zur Steuerbehörde oder zum Netzwerk. Ob Peppol, eine nationale Regierungsplattform oder eine direkte API-Integration, die Verbindung muss in einer Testumgebung validiert werden, die die Produktion widerspiegelt, und nicht davon ausgehen, dass sie funktioniert, nur weil die Dokumentation dies besagt.
Konfiguration nur für den "Happy Path". Systeme werden so aufgebaut, dass sie eine korrekt formatierte Rechnung sauber verarbeiten, aber nicht das, was passiert, wenn eine Rechnung von der Steuerbehörde abgewiesen wird. Ausnahmebehandlung innerhalb von SAP benötigt die gleiche Aufmerksamkeit wie der Hauptfluss.
Überspringen von Anforderungen an das Hybridformat. Einige Gerichtsbarkeiten verlangen PDF/XML-Hybride, mit strukturierten Daten, die in ein menschenlesbares Dokument eingebettet sind. Die Konfiguration des ERP, nur eine Version auszugeben, wenn beide erforderlich sind, ist ein leicht zu übersehender Fehler, der erst spät auftritt.
Herausforderungen bei der Rechnungsautomatisierung, die die Einführung untergraben
Automatisierung soll Risiken beseitigen, aber schlecht geplante Automatisierung führt zu eigenen Herausforderungen bei der Rechnungsautomatisierung.
Die Automatisierung eines fehlerhaften Prozesses. Wenn der zugrunde liegende Rechnungslebenszyklus (Erstellung, Genehmigung, Übermittlung, Empfang, Archivierung) Lücken oder manuelle Umgehungslösungen aufweist, beschleunigt die Automatisierung lediglich diese Probleme und vergrößert sie.
Keine Planung für Spitzenvolumen. Mehrländerbetriebe können gleichzeitig sehr unterschiedliche Transaktionsvolumina in die automatisierte Pipeline bekommen, insbesondere rund um Berichtsfristen. Systeme, die für die durchschnittliche Auslastung dimensioniert sind, können unter Spitzenlast ausfallen.
Keine klare Zuständigkeit für Ausnahmen. Automatisierte Systeme generieren immer noch abgelehnte oder markierte Rechnungen. Ohne einen definierten Verantwortlichen und einen schnellen Bearbeitungsprozess stapeln sich Ausnahmen und machen die Effizienzgewinne, die die Automatisierung bringen sollte, zunichte.
Fehler bei der Einführung der E-Rechnung bei der Inbetriebnahme
Live gehen ohne eine parallele Testphase. Das gleichzeitige Betreiben des neuen Prozesses neben dem alten, auch nur kurzzeitig, deckt Probleme auf, die beim isolierten Testen übersehen werden.
Die benötigte interne Schulung und Kommunikation unterschätzen. AP- und AR-Teams müssen neue Formate, Fristen und Ausnahmeworkflows vor dem Go-Live verstehen, nicht erst nach der ersten abgewiesenen Rechnung.
Schlechte Zeitplanung gegenüber der tatsächlichen regulatorischen Frist. Einige der schädlichsten Fehler bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ergeben sich daraus, dass man von einer internen Projektfrist ausgeht und nicht von der tatsächlichen regulatorischen Frist, wodurch kein Puffer für Tests oder Zertifizierung bleibt.
Go-Live als Projektende betrachten. Mandate entwickeln sich weiter. Rollout-Wellen erweitern sich. Ein Go-Live-Datum ist ein Meilenstein, kein Endpunkt.
Warum diese E-Rechnungs-Projekte scheitern
Einzeln sind die meisten dieser Fehler überschaubar. Kombiniert verstärken sie sich. Ein Projekt mit schwachen Stammdaten, einer generischen (nicht lokalisierten) Compliance-Konfiguration, einer nicht ausreichend getesteten SAP-Anbindung und keinem Plan zur Ausnahmebehandlung ist nicht nur eine Fehlentscheidung vom Desaster entfernt, sondern mehrere kleine Lücken stapeln sich zu einer viel größeren auf. So scheitern E-Rechnungsprojekte im Allgemeinen: nicht durch einen einzigen dramatischen Fehler, sondern durch eine Reihe von vernünftig klingenden Abkürzungen, die nie wieder überprüft wurden.
Das Muster ist konsistent genug, um die zugrundeliegenden Risiken des E-Invoicing-Projekts direkt zu benennen: Unklare Zuständigkeiten zwischen Steuer-, IT- und Finanzabteilung; unrealistische Zeitpläne; unvollständige regulatorische Abbildung; unterdimensionierte Integrationen und kein Plan für das, was nach dem Go-Live passiert.
E-Rechnungsstellungs-Best-Practices, die diese Risiken adressieren
Klare, funktionsübergreifende Verantwortlichkeiten zuweisen. Steuern, IT, Finanzen und Beschaffung müssen alle am Tisch sitzen, wobei eine Person für das Gesamtprojekt verantwortlich ist.
Führen Sie eine ordnungsgemäße Bereitschaftsbewertung durch, bevor Sie den Bauumfang festlegen. Verstehen Sie die regulatorischen Anforderungen, ERP-Lücken und die Prozessreife, bevor Sie sich auf einen Zeitplan oder ein Budget festlegen.
Stammdaten frühzeitig bereinigen, lange vor Beginn der Tests, anstatt Datenqualitätsprobleme während der ersten Testcharge zu entdecken.
Bauen Sie Fehlerbehandlung als integralen Bestandteil des Designs auf, nicht erst im Nachhinein angefügt, nachdem der Hauptablauf funktioniert.
Plan zur laufenden Überwachung der Einhaltung der Vorschriften, wobei der Livegang als Beginn eines laufenden Prozesses und nicht als einmalige Lieferung betrachtet wird.
Diese Best Practices für die elektronische Rechnungsstellung sind einzeln nicht kompliziert. Was sie effektiv macht, ist ihre konsequente Anwendung, von der Planung bis zur Nachbeobachtung nach dem Start, anstatt nur einige auszuwählen und anzunehmen, dass sich der Rest von selbst erledigt.
So implementieren Sie E-Rechnungen, ohne diese Fehler zu wiederholen
Für Unternehmen, die fragen e-Rechnungen implementieren Nun, die Antwort betrifft weniger eine einzelne technische Entscheidung als vielmehr die Abfolge und Verantwortung. Ermitteln Sie die regulatorischen Anforderungen für jede beteiligte Gerichtsbarkeit, bevor Sie das ERP anfassen. Bewerten Sie die Datenqualität und Systemlücken ehrlich, anstatt optimistisch zu sein. Bauen Sie Ausnahmeregelungen und Archivierung von Anfang an in das Design ein, nicht als Notlösung, nachdem Tests Probleme aufgedeckt haben. Testen Sie in einer produktionsähnlichen Umgebung, einschließlich der Verbindung zur zuständigen Steuerbehörde oder dem Netzwerk. Und halten Sie das Projekt nach der Inbetriebnahme offen, da sich Vorschriften ändern und neue Rollout-Wellen weiterhin kleinere Steuerzahler einbeziehen.
Nichts davon eliminiert jedes Risiko. Aber es verschiebt die Quoten fest weg von dem Muster, das den meisten gescheiterten E-Invoicing-Projekten zugrunde liegt, und hin zu einer Einführung, die auch nach Ablauf der Frist Bestand hat und die Rechnungen dann auch wirklich fließen.
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