Les r\u00e8gles allemandes en mati\u00e8re d\u2019e-facturation devaient mettre fin au traitement manuel des factures. La promesse \u00e9tait simple : des donn\u00e9es structur\u00e9es \u00e0 l\u2019int\u00e9rieur, une publication automatis\u00e9e \u00e0 l\u2019ext\u00e9rieur. Pourtant, dans de nombreux services AP qui utilisent SAP, quelqu\u2019un ouvre toujours la facture, v\u00e9rifie \u00e0 l\u2019\u0153il les chiffres et y apporte des corrections. Si cela vous semble familier, vous n\u2019\u00eates pas le seul \u00e0 avoir v\u00e9cu cette situation.<\/p>\n\n\n\n
Cet article explique pourquoi les factures \u00e9lectroniques finissent toujours par \u00eatre examin\u00e9es manuellement, m\u00eame dans les environnements SAP bien g\u00e9r\u00e9s, et ce que l\u2019on doit faire pour \u00e9liminer r\u00e9ellement cette \u00e9tape manuelle.<\/p>\n\n\n\n
La pression juridique n\u2019est pas un probl\u00e8me \u00e0 l\u2019avenir. \u00c0 partir du 1er janvier 2025, les entreprises allemandes doivent pouvoir recevoir des factures \u00e9lectroniques. \u00c0 partir du 1er janvier 2027, les entreprises ayant un chiffre d\u2019affaires d\u2019avant-ann\u00e9e sup\u00e9rieur \u00e0 800 000 EUR doivent \u00e9galement les d\u00e9livrer pour les transactions B2B domestiques concern\u00e9es. \u00c0 partir de 2028, le reste de la p\u00e9riode de transition prend fin, sous r\u00e9serve d\u2019exceptions l\u00e9gales, notamment l\u2019exon\u00e9ration de d\u00e9livrance pour les petites entreprises en vertu des r\u00e8gles Kleinunternehmer.<\/p>\n\n\n\n
Un PDF simple sans donn\u00e9es structur\u00e9es concernant la facture ne sera pas consid\u00e9r\u00e9 comme une facture \u00e9lectronique selon la nouvelle d\u00e9finition ; il s\u2019agit d\u2019une \u00ab autre facture \u00bb. Le fait de recevoir une PDF par e-mail peut encore se faire dans le cadre des r\u00e8gles et exceptions transitoires applicables, mais cela n\u2019est pas la m\u00eame chose qu\u2019un e-facture structur\u00e9e. Traiter les deux de la m\u00eame mani\u00e8re est \u00e0 l\u2019origine de nombreux probl\u00e8mes de processus.<\/p>\n\n\n\n
Les deux formats peuvent supporter des factures conformes \u00e0 la norme europ\u00e9enne EN 16931, mais ils arrivent sous des formats tr\u00e8s diff\u00e9rents, ce qui est important pour votre re\u00e7u de facture SAP. La version et le profil ZUGFeRD utilis\u00e9s doivent r\u00e9pondre aux exigences applicables.<\/p>\n\n\n\n
XRechnung<\/strong> C\u2019est un document purement XML. Il n\u2019existe pas de mise en page PDF int\u00e9gr\u00e9e. Un humain ne peut pas simplement l\u2019ouvrir et le lire comme il lit un PDF, donc une \u00e9quipe sans outils de visualisation appropri\u00e9s n\u2019a pas de moyen pratique de le v\u00e9rifier.<\/p>\n\n\n\n ZUGFeRD<\/strong> C\u2019est un hybride. Il s\u2019agit d\u2019un fichier PDF\/A-3 avec un XML int\u00e9gr\u00e9. Le PDF visible et les donn\u00e9es int\u00e9gr\u00e9es doivent correspondre, mais des incoh\u00e9rences peuvent se produire. C\u2019est une source classique de contr\u00f4le manuel : un employ\u00e9 du service administratif lit le PDF, le syst\u00e8me lit l\u2019XML et les deux ne concordent pas.<\/p>\n\n\n\n La plupart des entreprises re\u00e7oivent simultan\u00e9ment les deux formats, ainsi que parfois des PDF h\u00e9rit\u00e9s. Votre processus doit g\u00e9rer les trois.<\/p>\n\n\n\n 1. L\u2019XML est re\u00e7u mais n\u2019est pas r\u00e9ellement utilis\u00e9.<\/strong> De nombreuses configurations stockent le fichier entrant et affichent la couche PDF au comptable, tandis que les donn\u00e9es structur\u00e9es restent inutilis\u00e9es. L\u2019\u00e9tat civil est techniquement une e-\u00e9tats civil, mais le workflow reste le m\u00eame que celui du papier. Le travail manuel perdure car les donn\u00e9es structur\u00e9es ne sont jamais int\u00e9gr\u00e9es dans la publication.<\/p>\n\n\n\n 2. Personne ne valide la facture avant qu\u2019elle ne soit int\u00e9gr\u00e9e dans SAP.<\/strong> Pour valider correctement une facture \u00e9lectronique, il faut v\u00e9rifier l\u2019XML par rapport au sch\u00e9ma et aux r\u00e8gles m\u00e9tier EN 16931, confirmer les champs obligatoires et v\u00e9rifier la logique fiscale et les totalisations. Si cela se produit tardivement ou uniquement dans le syst\u00e8me ERP, les erreurs apparaissent sous forme de probl\u00e8mes de publication plut\u00f4t que de raisons claires de rejet. Le charg\u00e9 de paie enqu\u00eate alors manuellement.<\/p>\n\n\n\n 3. Les donn\u00e9es de base ne correspondent pas.<\/strong> Une facture \u00e9lectronique contient l\u2019ID TVA du fournisseur, les coordonn\u00e9es bancaires et l\u2019adresse exactement comme celles que le destinataire les a saisies. Si le num\u00e9ro de la soci\u00e9t\u00e9 de votre fournisseur diff\u00e8re d\u2019un caract\u00e8re, la correspondance automatique peut \u00e9chouer et la facture se retrouve dans une liste d\u2019exceptions. La facture est correcte ; la correspondance n\u2019est pas correcte.<\/p>\n\n\n\n 4. Le rapprochement des donn\u00e9es de PO et de r\u00e9ception des marchandises corrige les petites diff\u00e9rences.<\/strong> Des r\u00e9f\u00e9rences d\u2019ordres manquantes ou mal form\u00e9es, des diff\u00e9rences de arrondi entre les quantit\u00e9s indiqu\u00e9es dans la ligne et les quantit\u00e9s totales, ainsi que des incoh\u00e9rences dans l\u2019unit\u00e9 de mesure, poussent toutes \u00e0 une saisie manuelle des factures. Les donn\u00e9es structur\u00e9es facilitent la d\u00e9tection de ces incoh\u00e9rences, mais uniquement si les r\u00e8gles de correspondance sont adapt\u00e9es \u00e0 cette utilisation.<\/p>\n\n\n\n 5. La mise en correspondance XML avec les champs SAP n'est pas compl\u00e8te.<\/strong> Le traitement des donn\u00e9es XML des factures dans SAP implique la mise en correspondance de nombreux \u00e9l\u00e9ments de donn\u00e9es : cat\u00e9gories fiscales, indemnit\u00e9s et frais, modalit\u00e9s de paiement, r\u00e9f\u00e9rences des acheteurs. Les mappings partiels fonctionnent dans le cas standard et \u00e9chouent pour tout autre \u00e9l\u00e9ment, comme les bons de cr\u00e9dit, les paiements anticip\u00e9s ou les taux d\u2019imposition mixtes. Ces exceptions sont pr\u00e9cis\u00e9ment celles que les employ\u00e9s finissent par examiner.<\/p>\n\n\n\n 6. La confiance est faible, donc les gens v\u00e9rifient quand m\u00eame.<\/strong> M\u00eame lorsque l\u2019automatisation fonctionne, les \u00e9quipes continuent de proc\u00e9der \u00e0 des v\u00e9rifications car personne ne peut expliquer pourquoi une facture a \u00e9t\u00e9 accept\u00e9e. Sans un r\u00e9sultat de validation et un historique des v\u00e9rifications clairs, la v\u00e9rification manuelle devient une pratique de s\u00e9curit\u00e9 plut\u00f4t qu\u2019une n\u00e9cessit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n 7. Les questions relatives \u00e0 l\u2019archivage et \u00e0 la v\u00e9rification restent ouvertes.<\/strong> Le fichier structur\u00e9 original doit \u00eatre conserv\u00e9 et les auditeurs le demanderont. La l\u00e9gislation allemande en mati\u00e8re de TVA exige g\u00e9n\u00e9ralement la conservation des factures pendant huit ans en vertu de l\u2019article 14b du UStG ; la composante structur\u00e9e doit \u00eatre conserv\u00e9e dans sa forme originale, les exigences du GoBD \u00e9tant respect\u00e9es. Lorsque le processus d\u2019archivage est incertain, les \u00e9quipes conservent les contr\u00f4les manuels comme une forme d\u2019assurance.<\/p>\n\n\n\n Passer d'une inspection manuelle \u00e0 un traitement automatique ne consiste pas tant \u00e0 acheter un nouvel outil que \u00e0 r\u00e9organiser la s\u00e9quence des \u00e9tapes.<\/p>\n\n\n\n Validez d\u2019abord, publiez ensuite.<\/strong> Effectuez un contr\u00f4le de chaque fichier entrant \u00e0 la porte, avant qu\u2019il ne touche \u00e0 vos donn\u00e9es comptables. Donnez une raison claire et compr\u00e9hensible par l\u2019homme aux factures rejet\u00e9es et redirigez-les vers le destinataire.<\/p>\n\n\n\n Utilisez les donn\u00e9es structur\u00e9es comme source de v\u00e9rit\u00e9.<\/strong> Pour ZUGFeRD, comparez l\u2019XML incorpor\u00e9 avec le PDF visible et rep\u00e9rez automatiquement les incoh\u00e9rences, au lieu de demander \u00e0 un employ\u00e9 de les rep\u00e9rer.<\/p>\n\n\n\n Nettoyez le fichier de donn\u00e9es du fournisseur.<\/strong> Aligner les num\u00e9ros de TVA, les coordonn\u00e9es bancaires et les adresses afin que la correspondance automatique des fournisseurs se r\u00e9alise avec des factures valides.<\/p>\n\n\n\n Projetez vos mappings au-del\u00e0 de la norme.<\/strong> Testez les notes de cr\u00e9dit, les corrections, les factures anticip\u00e9es et les factures \u00e0 taux multiples avant qu\u2019elles ne soient envoy\u00e9es en volume.<\/p>\n\n\n\n Faites en sorte que la validation soit visible.<\/strong> Lorsque AP peut constater que la facture a pass\u00e9 les contr\u00f4les de sch\u00e9ma, de r\u00e8gles commerciales et de taxes, l\u2019instinct de v\u00e9rification manuelle dispara\u00eet.<\/p>\n\n\n\n Terminez le cycle d\u2019activit\u00e9s gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019archivage.<\/strong> Conservez l\u2019XML original \u00e0 c\u00f4t\u00e9 du document affich\u00e9 afin que les demandes d\u2019audit ne d\u00e9clenchent pas une recherche manuelle.<\/p>\n\n\n\n Posez \u00e0 votre \u00e9quipe trois questions. Quel pourcentage des factures \u00e9lectroniques entrantes est publi\u00e9 sans qu\u2019elles ne soient ouvertes par quelqu\u2019un ? O\u00f9 vont les factures rejet\u00e9es et qui les voit ? Pouvez-vous montrer \u00e0 un auditeur l\u2019XML original de n\u2019importe quelle facture en quelques secondes ? Si les r\u00e9ponses sont \u201c nous ne savons pas \u201d, la v\u00e9rification manuelle n\u2019est pas caus\u00e9e par les factures. Elle est caus\u00e9e par une absence de visibilit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Si vous souhaitez d\u00e9couvrir o\u00f9 votre re\u00e7u de facture SAP manque d\u2019automatisation, un tour d\u2019horizon rapide avec vos fichiers XRechnung et ZUGFeRD r\u00e9els est le moyen le plus rapide. 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C\u2019est ce qui \u00e9limine r\u00e9ellement cette \u00e9tape manuelle.<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Une inspection rapide<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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