Pour la plupart des \u00e9quipes financi\u00e8res, le passage \u00e0 la facturation num\u00e9rique a commenc\u00e9 par une \u00e9tape simple et logique : arr\u00eater d'imprimer, joindre un PDF, envoyer l'e-mail. La facture arrive en quelques secondes, son envoi ne co\u00fbte rien et elle ressemble exactement au document papier qu'elle remplace. Ce dernier point est pr\u00e9cis\u00e9ment le probl\u00e8me. Selon la norme europ\u00e9enne EN 16931 et les mandats nationaux en cours de d\u00e9ploiement \u00e0 travers le continent, un PDF est l'image d'une facture plut\u00f4t qu'une facture. La v\u00e9ritable question qui se cache derri\u00e8re le d\u00e9bat entre PDF et facture \u00e9lectronique n'est pas la taille du fichier ou la commodit\u00e9, mais de savoir si les donn\u00e9es contenues dans le document peuvent \u00eatre lues par une machine. Voici ce que cela signifie en pratique, et ce qu'il faut demander \u00e0 un fournisseur avant de signer.<\/p>\n\n\n\n
Un PDF est con\u00e7u pour des yeux humains. Il fige le texte dans une mise en page afin que le document ait exactement le m\u00eame aspect partout, mais il ne contient aucune structure fiable en arri\u00e8re-plan. Rien dans le fichier n'indique au syst\u00e8me r\u00e9cepteur quel chiffre correspond au montant net, quel est le taux de TVA et quelle est la r\u00e9f\u00e9rence de l'acheteur. Une facture lisible par machine fait exactement cela : chaque champ est \u00e9tiquet\u00e9, typ\u00e9 et valid\u00e9 par rapport \u00e0 un sch\u00e9ma avant que le document ne quitte l'exp\u00e9diteur.<\/p>\n\n\n\n
Le co\u00fbt de cet \u00e9cart appara\u00eet dans les comptes fournisseurs. Quelqu'un saisit \u00e0 nouveau l'en-t\u00eate, quelqu'un d'autre court apr\u00e8s un num\u00e9ro de bon de commande manquant, et les erreurs refont surface des semaines plus tard lors de la d\u00e9claration de TVA. Il y a une honorable exception. Les formats de facture \u00e9lectronique hybrides tels que Factur-X en France et ZUGFeRD en Allemagne int\u00e8grent un fichier XML dans un conteneur PDF\/A-3, de sorte que le destinataire peut lire l'une ou l'autre version. C'est un pont utile pour les fournisseurs qui ne sont pas pr\u00eats \u00e0 passer au tout structur\u00e9, mais il est bon de pr\u00e9ciser ce qui la rend r\u00e9ellement conforme : le XML, et non l'enveloppe PDF.<\/p>\n\n\n\n
La facturation \u00e9lectronique XML est le fondement technique de presque tous les mandats europ\u00e9ens, pourtant il n'existe pas un seul fichier qui les satisfasse tous. La norme EN 16931 d\u00e9finit un mod\u00e8le de donn\u00e9es s\u00e9mantique avec deux syntaxes autoris\u00e9es, UBL 2.1 et UN\/CEFACT CII, et chaque \u00c9tat membre superpose ensuite ses propres r\u00e8gles. Un groupe vendant dans toute l'Europe rencontrera g\u00e9n\u00e9ralement la situation suivante :<\/p>\n\n\n\n La prise en charge du \u201c XML \u201d dans le r\u00e9sum\u00e9 ne signifie donc pas grand-chose. La conformit\u00e9 des factures structur\u00e9es implique des formats nomm\u00e9s, \u00e0 des versions sp\u00e9cifiques, maintenus \u00e0 jour au fur et \u00e0 mesure que ces versions changent. Docnova prend en charge XRechnung, ZUGFeRD, UBL, Peppol BIS et FatturaPA ainsi que d'autres formats exig\u00e9s par les gouvernements, et Melasoft op\u00e8re en tant que point d'acc\u00e8s Peppol accr\u00e9dit\u00e9, de sorte que le canal d'\u00e9change et la biblioth\u00e8que de formats se trouvent au sein d'une seule et m\u00eame plateforme plut\u00f4t que de n\u00e9cessiter deux contrats.<\/p>\n\n\n\n La conformit\u00e9 est le d\u00e9clencheur de la plupart des projets, mais c'est dans les donn\u00e9es de facturation \u00e9lectronique structur\u00e9es que r\u00e9side le retour sur investissement. Chaque champ \u00e9tant typ\u00e9, une facture peut \u00eatre valid\u00e9e avant son envoi plut\u00f4t que rejet\u00e9e apr\u00e8s coup. Docnova ex\u00e9cute ces contr\u00f4les en temps r\u00e9el, ce qui fait la diff\u00e9rence entre un \u00e9chec de validation que vous corrigez dans l'interface et un autre que votre client ou une administration fiscale vous signale.<\/p>\n\n\n\n En aval, les avantages se multiplient. Le syst\u00e8me de l'acheteur peut comptabiliser le document sans intervention manuelle, ce qui raccourcit les cycles de paiement. Le m\u00eame ensemble de donn\u00e9es alimente les d\u00e9clarations de TVA, le e-reporting et les exports SAF-T sans n\u00e9cessiter de nouvelle collecte. De plus, les archives deviennent interrogeables, ce qui signifie qu'une question d'audit se r\u00e9sout \u00e0 l'aide d'un filtre plut\u00f4t qu'en ouvrant trois cents PDF.<\/p>\n\n\n\n C'est la partie que la plupart des \u00e9valuations passent sous silence. Votre ERP produit un seul r\u00e9sultat. SAP peut \u00e9mettre un IDoc ou son propre XML, tandis qu'Oracle, Dynamics ou un syst\u00e8me sur mesure \u00e9mettra compl\u00e8tement autre chose. Douze march\u00e9s voudront chacun quelque chose de diff\u00e9rent. La conversion du format des factures est donc le moteur de toute plateforme s\u00e9rieuse : cartographier une seule fois \u00e0 partir du syst\u00e8me source, transformer vers chaque format cible et absorber les modifications de sch\u00e9ma au fur et \u00e0 mesure qu'elles se pr\u00e9sentent.<\/p>\n\n\n\n Le sens entrant m\u00e9rite une attention \u00e9gale. Les documents des fournisseurs continueront d'arriver sous forme de PDF, de documents num\u00e9ris\u00e9s et de t\u00e9l\u00e9chargements de portails pendant des ann\u00e9es ; l'extraction de donn\u00e9es de factures num\u00e9riques et l'automatisation des comptes fournisseurs doivent donc faire partie de la m\u00eame solution que votre flux sortant. Sinon, vous automatisez les comptes clients et laissez les comptes fournisseurs faire la saisie. Une question directe permet de d\u00e9partager les fournisseurs sur ce point : qui assure la maintenance des correspondances lorsqu'une version de format change, et ce travail est-il inclus dans la licence ou factur\u00e9 par modification ?<\/p>\n\n\n\n L'int\u00e9gration XML de factures ne devrait jamais signifier qu'une \u00e9quipe de projet \u00e9crit du XML \u00e0 la main. Trois mod\u00e8les couvrent presque tous les besoins, et la plupart des groupes en ont besoin de plus d'un :<\/p>\n\n\n\nMarch\u00e9<\/th> Format requis<\/th> Cha\u00eene typique<\/th><\/tr><\/thead> Allemagne<\/td> XRechnung, ZUGFeRD (PDF\/A-3 hybride plus XML)<\/td> Peppol, e-mail<\/td><\/tr> France<\/td> Factur-X, UBL, CII<\/td> Plateforme agr\u00e9\u00e9e aupr\u00e8s de la DGFiP<\/td><\/tr> Italie<\/td> FatturaPA<\/td> habilitation SdI<\/td><\/tr> Pologne<\/td> XML structur\u00e9 d\u00e9fini par le KSeF<\/td> KSeF<\/td><\/tr> Belgique<\/td> Peppol BIS Facturation 3.0<\/td> Peppol<\/td><\/tr> Slovaquie<\/td> UBL et CII selon la norme EN 16931<\/td> \u00c9change national \u00e0 partir de 2027<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n Ce que les donn\u00e9es structur\u00e9es vous apportent r\u00e9ellement<\/h2>\n\n\n\n
Conversion de format de facture : la fonction que tout le monde sous-estime<\/h2>\n\n\n\n
L'int\u00e9gration fait partie de la prise en charge des formats<\/h2>\n\n\n\n