Les \u00e9quipes de comptabilit\u00e9 fournisseurs passent une part importante de leur temps sur des t\u00e2ches ne n\u00e9cessitant pas de jugement humain : r\u00e9ception des factures, v\u00e9rification de l'exactitude des donn\u00e9es, acheminement pour approbation et saisie dans un syst\u00e8me comptable ou ERP. Ce sont des t\u00e2ches n\u00e9cessaires, mais elles sont largement m\u00e9caniques, ce qui en fait de bons candidats \u00e0 l'automatisation. L'automatisation des comptes fournisseurs remplace ou r\u00e9duit les \u00e9tapes manuelles du cycle de vie de la facture au paiement, lib\u00e9rant ainsi le personnel financier pour des t\u00e2ches \u00e0 plus forte valeur ajout\u00e9e. Ce guide explique ce qu'est l'automatisation des comptes fournisseurs, comment le flux de travail s'ex\u00e9cute g\u00e9n\u00e9ralement, quelles fonctionnalit\u00e9s rechercher lors de l'\u00e9valuation d'une solution, et comment Docnova le g\u00e8re en pratique.<\/p>\n\n\n\n
L'automatisation des comptes fournisseurs (AP) consiste \u00e0 utiliser un logiciel pour g\u00e9rer les \u00e9tapes r\u00e9p\u00e9titives et bas\u00e9es sur des r\u00e8gles du processus de r\u00e9ception, de validation et de paiement des factures fournisseurs. Au lieu qu'un membre de l'\u00e9quipe financi\u00e8re ouvre manuellement chaque facture, saisisse des donn\u00e9es dans un syst\u00e8me, recherche des approbations par e-mail et planifie les paiements, une plateforme d'automatisation des AP effectue la capture des donn\u00e9es, le routage et le suivi de l'\u00e9tat automatiquement.<\/p>\n\n\n\n
La port\u00e9e de l'automatisation varie. Au minimum, cela signifie capturer les donn\u00e9es de factures sans saisie manuelle, g\u00e9n\u00e9ralement via l'OCR pour les factures PDF et image, ou en ing\u00e9rant des formats \u00e9lectroniques structur\u00e9s (XML, EDI, Peppol). Les impl\u00e9mentations plus avanc\u00e9es incluent la correspondance \u00e0 trois voies avec les bons de commande et les accus\u00e9s de r\u00e9ception des marchandises, les flux d'approbation en plusieurs \u00e9tapes, l'int\u00e9gration ERP et le suivi en temps r\u00e9el du statut des paiements.<\/p>\n\n\n\n
Le cas d'affaires est simple : moins d'erreurs de saisie manuelle, des d\u00e9lais de traitement des factures plus rapides, une meilleure visibilit\u00e9 sur ce qui est d\u00fb et quand, et une piste d'audit plus solide pour la conformit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Un flux de travail automatis\u00e9 typique des comptes fournisseurs passe par cinq \u00e9tapes.<\/p>\n\n\n\n
Capture.<\/strong>\u00a0Les factures arrivent par un ou plusieurs canaux : pi\u00e8ces jointes d'e-mails, portails fournisseurs, r\u00e9seaux \u00e9lectroniques comme Peppol, ou d\u00e9p\u00f4ts de fichiers via SFTP ou API. Le syst\u00e8me ing\u00e8re le document et extrait les donn\u00e9es structur\u00e9es : nom du fournisseur, num\u00e9ro de TVA, num\u00e9ro de facture, dates, lignes d'articles, montants et devise.<\/p>\n\n\n\n Validation.<\/strong> Les donn\u00e9es extraites sont v\u00e9rifi\u00e9es pour leur exhaustivit\u00e9 et leur coh\u00e9rence. Les champs obligatoires sont valid\u00e9s, les montants sont rapproch\u00e9s en interne et les num\u00e9ros de facture en double sont signal\u00e9s. Les factures qui n'ont pas pass\u00e9 la validation sont mises en attente pour un examen manuel.<\/p>\n\n\n\n Correspondance et approbation.<\/strong> Les factures valid\u00e9es sont rapproch\u00e9es des bons de commande ou des contrats, le cas \u00e9ch\u00e9ant, puis transmises \u00e0 l'approbateur appropri\u00e9 en fonction du montant, du centre de co\u00fbts ou du fournisseur. Les approbateurs examinent et acceptent ou rejettent.<\/p>\n\n\n\n Publication.<\/strong> Les factures approuv\u00e9es sont publi\u00e9es dans le syst\u00e8me comptable ou ERP, soit directement via une API, soit via une exportation de fichier.<\/p>\n\n\n\n Suivi des paiements.<\/strong> Le syst\u00e8me enregistre le statut des paiements et les dates d'\u00e9ch\u00e9ance, permettant aux \u00e9quipes financi\u00e8res de g\u00e9rer les flux de tr\u00e9sorerie et d'\u00e9viter les p\u00e9nalit\u00e9s pour retard de paiement.<\/p>\n\n\n\n Lors de l'\u00e9valuation d'une solution d'automatisation des comptes fournisseurs, ces capacit\u00e9s sont les plus importantes.<\/p>\n\n\n\n Prise en charge des factures multicanal<\/strong> \u2014 la capacit\u00e9 de recevoir des factures au format XML, PDF, image et dans des formats \u00e9lectroniques structur\u00e9s, le tout \u00e0 partir de la m\u00eame interface, afin que les fournisseurs ne soient pas contraints de modifier leurs m\u00e9thodes d'envoi.<\/p>\n\n\n\n Extraction de donn\u00e9es pr\u00e9cise<\/strong> La qualit\u00e9 de l'OCR et l'analyse des formats structur\u00e9s d\u00e9terminent la quantit\u00e9 de corrections manuelles n\u00e9cessaires apr\u00e8s la capture. Recherchez des moteurs d'extraction configurables.<\/p>\n\n\n\n Int\u00e9gration ERP et comptabilit\u00e9<\/strong> \u2014 la publication des factures dans votre syst\u00e8me existant sans \u00e9tape d'exportation manuelle ferme la boucle. L'int\u00e9gration bas\u00e9e sur l'API et l'int\u00e9gration bas\u00e9e sur SFTP servent toutes deux diff\u00e9rentes architectures ERP.<\/p>\n\n\n\n Liste de factures consultable et filtrable<\/strong> \u2014 les \u00e9quipes financi\u00e8res ont besoin de trouver rapidement les factures par fournisseur, date, statut, num\u00e9ro de facture ou montant. La s\u00e9lection en masse pour les op\u00e9rations par lots permet de gagner du temps sur les gros volumes.<\/p>\n\n\n\n Suivi de l'\u00e9tat de paiement<\/strong> \u2014 savoir quelles factures sont impay\u00e9es, en retard ou contest\u00e9es est essentiel pour la gestion de la tr\u00e9sorerie et les relations avec les fournisseurs.<\/p>\n\n\n\n Le module de factures entrantes de Docnova g\u00e8re l'int\u00e9gralit\u00e9 du flux de travail de r\u00e9ception des factures depuis un seul \u00e9cran. Les factures peuvent \u00eatre t\u00e9l\u00e9charg\u00e9es manuellement sous forme de fichiers XML, PDF, PNG ou JPG via la fen\u00eatre de t\u00e9l\u00e9chargement, qui accepte les t\u00e9l\u00e9chargements uniques et en masse. Apr\u00e8s le t\u00e9l\u00e9chargement, les fichiers sont trait\u00e9s et apparaissent dans la liste des entr\u00e9es avec un statut \u201cTraitement\u201d pendant l'extraction des donn\u00e9es, puis passent \u00e0 leur \u00e9tat final une fois l'analyse termin\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n La liste entrante suit tous les champs n\u00e9cessaires \u00e0 la gestion des AP : num\u00e9ro de facture, nom et num\u00e9ro de TVA du fournisseur, nom et num\u00e9ro de TVA du client, type de facture, statut de la facture, statut du paiement, montants hors et TTC, devise, date d'enregistrement, date de facture et date d'\u00e9ch\u00e9ance. Les filtres et la recherche couvrent tous ces champs, ce qui permet de trouver facilement une facture sp\u00e9cifique ou de segmenter un sous-ensemble pour examen.<\/p>\n\n\n\n Pour les \u00e9quipes connectant Docnova \u00e0 un ERP existant, la page des param\u00e8tres de gestion de l'ERP fournit la gestion des cl\u00e9s API et les informations d'identification SFTP. Les cl\u00e9s API peuvent \u00eatre g\u00e9n\u00e9r\u00e9es, copi\u00e9es et activ\u00e9es ou d\u00e9sactiv\u00e9es individuellement, donnant aux \u00e9quipes le contr\u00f4le sur les int\u00e9grations actives. L'int\u00e9gration bas\u00e9e sur SFTP est disponible en alternative pour les flux de travail ERP bas\u00e9s sur des fichiers.<\/p>\n\n\n\n Les d\u00e9penses hors facture, telles que les re\u00e7us, sont suivies s\u00e9par\u00e9ment dans le module de d\u00e9penses par re\u00e7us, et les deux flux alimentent les rapports d'aper\u00e7u financier, offrant une vue unifi\u00e9e des d\u00e9penses totales par facture et des d\u00e9penses totales par re\u00e7us, aux c\u00f4t\u00e9s des revenus et des chiffres nets.<\/p>\n\n\n\n L'automatisation des comptes fournisseurs r\u00e9duit les d\u00e9lais de traitement des factures, diminue les erreurs et offre aux \u00e9quipes financi\u00e8res une visibilit\u00e9 en temps r\u00e9el sur ce qui est d\u00fb et quand. La bonne plateforme g\u00e8re plusieurs canaux de r\u00e9ception, extrait les donn\u00e9es avec pr\u00e9cision, s'int\u00e8gre \u00e0 votre ERP et suit l'\u00e9tat des paiements de bout en bout.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Accounts payable teams spend a significant portion of their time on tasks that do not require human judgment: receiving invoices, checking that the data is correct, routing them for approval, and entering them into an accounting or ERP system. 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Conclusion<\/h2>\n\n\n\n