Die elektronischen Rechnungsstellungsvorschriften in Deutschland sollten die manuelle Rechnungsstellung abschaffen. Die Verhei\u00dfung war einfach: strukturierte Daten in der elektronischen Rechnungsstellung und automatisierte Auslieferung der Rechnungen. Doch in vielen AP-Abteilungen, die SAP nutzen, \u00f6ffnet jemand die Rechnungen immer noch manuell, \u00fcberpr\u00fcft die Zahlen mit blo\u00dfem Auge und korrigiert sie. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein.<\/p>\n\n\n\n
In diesem Artikel wird erl\u00e4utert, warum elektronische Rechnungen immer noch manuell gepr\u00fcft werden, selbst in gut funktionierenden SAP-Umgebungen, und was erforderlich ist, um diesen manuellen Schritt tats\u00e4chlich zu beseitigen.<\/p>\n\n\n\n
Der rechtliche Druck ist keine Zukunftsproblematik. Ab dem 1. Januar 2025 m\u00fcssen inl\u00e4ndische Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen erhalten k\u00f6nnen. Ab dem 1. Januar 2027 m\u00fcssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von \u00fcber 800.000 Euro diese auch f\u00fcr im Anwendungsbereich liegende inl\u00e4ndische B2B-Transaktionen ausstellen. Ab 2028 endet die restliche \u00dcbergangsphase, vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen, einschlie\u00dflich der Ausnahmeregelung f\u00fcr Kleinunternehmen gem\u00e4\u00df den Kleinunternehmer-Regeln.<\/p>\n\n\n\n
Ein normaler PDF-Dokument ohne strukturierte Faktura-Daten z\u00e4hlt nach der neuen Definition nicht als E-Faktura; es handelt sich um eine sogenannte andere Faktura. Die \u00dcbermittlung einer PDF-Faktur per E-Mail kann unter den geltenden \u00dcbergangsbestimmungen und Ausnahmen noch m\u00f6glich sein, aber sie entspricht nicht der \u00dcbermittlung einer strukturierten E-Faktura. Die Identit\u00e4t der beiden zu vergleichen, ist die Ursache f\u00fcr viele Prozessprobleme.<\/p>\n\n\n\n
Beide Formate k\u00f6nnen Rechnungen unterst\u00fctzen, die den europ\u00e4ischen Standard EN 16931 erf\u00fcllen, aber sie kommen in sehr unterschiedlichen Formaten vor, was f\u00fcr Ihre SAP-Rechnungsbest\u00e4tigung von Bedeutung ist. Die verwendete ZUGFeRD-Version und -Profilierung m\u00fcssen die geltenden Anforderungen erf\u00fcllen.<\/p>\n\n\n\n
XRechnung<\/strong> Es handelt sich um ein reines XML-Dokument. Es gibt keine integrierte PDF-Layoutfunktion. Eine Person kann es nicht einfach \u00f6ffnen und lesen wie sie ein PDF lesen, daher hat ein Team ohne entsprechende Ansichts-Tools keine praktische M\u00f6glichkeit, es zu \u00fcberpr\u00fcfen.<\/p>\n\n\n\n ZUGFeRD<\/strong> Es handelt sich um eine Hybriddatei. Es handelt sich um eine PDF\/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Die sichtbare PDF-Datei und die eingebetteten Daten sollten \u00fcbereinstimmen, doch k\u00f6nnen Unstimmigkeiten auftreten. Dies ist eine klassische Quelle manueller \u00dcberpr\u00fcfung: Ein AP-Mitarbeiter liest die PDF-Datei, das System liest den XML-Code und die beiden stimmen nicht \u00fcberein.<\/p>\n\n\n\n Die meisten Unternehmen erhalten beide Formate gleichzeitig sowie gelegentlich auch das alte PDF-Format. Ihr Prozess muss alle drei Formate verarbeiten k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n 1. Die XML-Datei wird empfangen, aber nicht wirklich verwendet.<\/strong> In vielen Systemen werden die eingehenden Dateien gespeichert und die PDF-Ebene an den Verk\u00e4ufer angezeigt, w\u00e4hrend die strukturierten Daten ungenutzt bleiben. Die Rechnung ist technisch gesehen eine E-Rechnung, doch der Workflow bleibt weiterhin der alten Papierversion. Die manuelle Eingabe ist noch immer m\u00f6glich, da die strukturierten Daten die Buchung nicht automatisch verarbeiten.<\/p>\n\n\n\n 2. Niemand pr\u00fcft die Rechnung vor deren Eingabe in SAP.<\/strong> Um eine E-Rechnung ordnungsgem\u00e4\u00df zu validieren, m\u00fcssen Sie die XML-Datei gegen das Schema und die Gesch\u00e4ftsregeln der EN 16931 \u00fcberpr\u00fcfen, die Pflichtfelder best\u00e4tigen und die Steuer- und Summenlogik pr\u00fcfen. Wenn dies zu sp\u00e4t geschieht oder nur innerhalb des ERP-Systems erfolgt, werden Fehler als verwirrende Posteingabefehler statt klarer Ablehnungsgr\u00fcnde sichtbar. Der Mitarbeiter muss dann manuell untersuchen.<\/p>\n\n\n\n 3. Die Stammdaten stimmen nicht \u00fcberein.<\/strong> Eine E-Rechnung enth\u00e4lt die VAT-ID des Lieferanten, die Bankdaten und die Adresse genau so, wie sie vom Absender eingegeben wurden. Wenn sich Ihr Lieferantenkonto um einen Buchstaben unterscheidet, kann die automatische Zuordnung fehlschlagen und die Rechnung landet in einer Ausnahmeschnecke. Die Rechnungsdaten sind in Ordnung; die Zuordnung nicht.<\/p>\n\n\n\n 4. Die \u00dcbereinstimmung zwischen der PO-Nummer und der Wareneingangsnummer beseitigt kleine Unterschiede.<\/strong> Fehlende oder fehlerhafte Bestellreferenzen, unterschiedliche Ausrechnungen zwischen der St\u00fcck- und Gesamtmenge sowie unzureichende Ma\u00dfeinheiten f\u00fchren dazu, dass \u00fcblicherweise g\u00fcltige Rechnungen manuell korrigiert werden m\u00fcssen. Strukturierte Daten erleichtern die Erkennung dieser Missverst\u00e4ndnisse, allerdings nur, wenn die korrekten Regeln so eingestellt sind, dass sie diese ber\u00fccksichtigen.<\/p>\n\n\n\n 5. Die Zuordnung von XML-Elementen zu SAP-Feldern ist unvollst\u00e4ndig.<\/strong> Die Verarbeitung von XML-Rechnungsdaten in SAP bedeutet die Zuordnung vieler Datenelemente: Steuerkategorien, Zuschl\u00e4ge und Abz\u00fcge, Zahlungsbedingungen, Ansprechpartner des K\u00e4ufers. Teilzuordnungen funktionieren im Standardfall und f\u00fchren bei anderen Elementen wie Gutschriften, Vorauszahlungen oder gemischten Steuers\u00e4tzen zu Fehlern. Diese Ausnahmen sind genau das, was die Kassenbeamten schlie\u00dflich pr\u00fcfen m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n 6. Das Vertrauen ist niedrig, also pr\u00fcfen die Leute trotzdem.<\/strong> Selbst wenn die Automatisierung funktioniert, \u00fcberpr\u00fcfen die Teams weiterhin, da niemand verstehen kann, warum eine Rechnung vergeben wurde. Ohne ein eindeutiges Validierungsergebnis und eine Audit-Trail-Verfolgung wird die manuelle \u00dcberpr\u00fcfung eher zu einer Gewohnheit als zu einer Notwendigkeit.<\/p>\n\n\n\n 7. Die Fragen zur Archivierung und zur Pr\u00fcfung bleiben offen.<\/strong> Die urspr\u00fcngliche strukturierte Datei muss aufbewahrt werden, und Pr\u00fcfer werden um sie bitten. Die deutsche Mehrwertsteuervorschrift schreibt in der Regel die Aufbewahrung der Rechnungen f\u00fcr acht Jahre gem\u00e4\u00df \u00a7 14b UStG vor; die strukturierte Komponente muss in ihrer urspr\u00fcnglichen Form aufbewahrt werden, wobei die Anforderungen der GoBD eingehalten werden. Wenn der Archivierungsprozess unklar ist, behalten die Teams manuelle Kontrollen als Form der Vorsorge beibehalten.<\/p>\n\n\n\n Der \u00dcbergang von manueller \u00dcberpr\u00fcfung hin zu einer automatisierten Bearbeitung erfordert weniger die Anschaffung eines zus\u00e4tzlichen Tools, sondern vielmehr die Optimierung der einzelnen Schritte.<\/p>\n\n\n\n Erst die \u00dcberpr\u00fcfung, dann der Beitrag.<\/strong> \u00dcberpr\u00fcfen Sie jeden eingehenden Datendatei vor dem Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten. Geben Sie abgelehnten Rechnungen eine eindeutige, f\u00fcr den Menschen lesbare Begr\u00fcndung und leiten Sie sie zur\u00fcck an den Absender.<\/p>\n\n\n\n Verwenden Sie die strukturierte Daten als Quelle der Wahrheit.<\/strong> Bei ZUGFeRD vergleicht man die eingebettete XML-Datei mit der sichtbaren PDF-Datei und erkennt automatisch Fehler, anstatt einen Mitarbeiter dazu zu verpflichten, diese zu erkennen.<\/p>\n\n\n\n Reinigen Sie den Verk\u00e4ufer-Master.<\/strong> Koordinieren Sie die VAT-IDs, Bankdaten und Adressen, damit die automatische Zuordnung von Lieferanten bei g\u00fcltigen Rechnungen erfolgreich funktioniert.<\/p>\n\n\n\n Vergr\u00f6\u00dfern Sie Ihre Zuordnungen \u00fcber den Standardfall hinaus.<\/strong> Pr\u00fcfen Sie Gutschriftennotizen, Korrekturen, Vorauskonten und Mehrstufenrechnungen, bevor sie in gro\u00dfen Mengen eintreffen.<\/p>\n\n\n\n Verwirkung der Validierung sichtbar machen.<\/strong> Wenn AP feststellen kann, dass eine Rechnung die Schema-, Gesch\u00e4ftsregel- und Steuerkontrollen erf\u00fcllt, verblasst der Instinkt, diese manuell erneut zu \u00fcberpr\u00fcfen.<\/p>\n\n\n\n Schlie\u00dfen Sie den Kreislauf mit der Archivierung ab.<\/strong> Speichern Sie die Originaldatei als XML neben dem ver\u00f6ffentlichten Dokument, damit Audit-Anfragen keine manuelle Suche ausl\u00f6sen.<\/p>\n\n\n\n Fragen Sie Ihre Teammitglieder drei Fragen. Wie viel Prozent der eingehenden E-Rechnungen werden ohne \u00d6ffnen ver\u00f6ffentlicht? Wo landen die abgelehnten Rechnungen und wer sieht sie? K\u00f6nnen Sie einem Pr\u00fcfer die Original-XML-Datei f\u00fcr jede Rechnung in Sekundenschnelle zeigen? Wenn die Antwort lautet \u201cWir wissen es nicht\u201d, dann liegt die manuelle \u00dcberpr\u00fcfung nicht an den Rechnungen. Sie beruht auf fehlender Sichtbarkeit.<\/p>\n\n\n\n Wenn Sie herausfinden m\u00f6chten, wo die Automatisierung bei Ihrer SAP-Rechnung fehlt, ist eine kurze Demonstration mit Ihren echten XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien die schnellste M\u00f6glichkeit. 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Was tats\u00e4chlich den manuellen Schritt beseitigt<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Eine schnelle Selbstkontrolle<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Sehen Sie, wie es bei Ihren eigenen Rechnungen funktioniert<\/strong><\/h2>\n\n\n\n