{"id":18741,"date":"2026-11-02T16:52:04","date_gmt":"2026-11-02T13:52:04","guid":{"rendered":"https:\/\/docnova.ai\/?p=18741"},"modified":"2026-11-04T14:47:12","modified_gmt":"2026-11-04T11:47:12","slug":"probleme-bei-der-zahlungseingangsbuchhaltung-und-die-automatisierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/docnova.ai\/de\/accounts-payable-problems-ap-automation\/","title":{"rendered":"Probleme mit der Forderungsabrechnung und wie AP Automation diese behebt"},"content":{"rendered":"<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Kurzes Antwort:<\/strong> Die meisten Probleme bei der Forderungsverarbeitung sind nicht auf mangelnde Anstrengung zur\u00fcckzuf\u00fchren. Sie entstehen durch die \u00dcbertragung von Rechnungen \u00fcber nicht vernetzte Systeme, unklare Genehmigungsprozesse und wiederholte manuelle \u00dcberpr\u00fcfungen. Die AP-Automatisierung vereint die Erfassung, die Abgleichung, die Genehmigung und die \u00dcbertragung in einem Arbeitsablauf.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn Ihr Finanzteam den letzten Monat jeden Monats damit verbringt, Genehmigungen zu beantragen und Daten zu korrigieren, sind Sie nicht allein. Hier sind die acht h\u00e4ufigsten Probleme, die AP-Teams nennen, und wie man sie behebt. <a href=\"https:\/\/docnova.ai\/de\/kreditorenbuchhaltung-ap-automatisierung\/\">Docnova AP Automatisierung<\/a> Jeder \u00fcbernimmt seine Aufgaben.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:24px\">1. \u201cUnsere Rechnungen h\u00e4ngen Tage lang in den Postf\u00e4chern der Genehmigern fest\u2019<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dies ist der h\u00e4ufigste AP-Problemenpunkt. Die Genehmigern erhalten die Rechnungen einzeln, \u00f6ffnen jeden einzelnen und wissen oft nicht, warum sie ihnen zugestellt wurden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Wie man das beheben kann:<\/strong> Lassen Sie die Genehmigern viele Rechnungen gleichzeitig verifizieren. In Docnova k\u00f6nnen die Genehmigern <strong>Mehrere Rechnungen in einer einzigen Aktion genehmigen oder ablehnen<\/strong>. Jede Zeile zeigt au\u00dferdem <strong>welche Genehmigungsregel die Rechnung an sie gesendet hat<\/strong>, Also muss niemand fragen: \u201cWarum steht das auf meinem Schreibtisch?\u201d<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:24px\">2. \u201cWir wissen nicht, wer welche Rechnung f\u00fchrt\u201d<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn ein Lieferant nach der Zahlung fragt, muss AP oft drei Personen per E-Mail kontaktieren, um herauszufinden, wo die Rechnung zu finden ist.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Wie man das beheben kann:<\/strong> Verwenden Sie eine einzige Ansicht aller Dokumente, die zur Genehmigung warten. Docnova\u2019s <strong>Bericht \u00fcber die vorl\u00e4ufigen Genehmigungen<\/strong> Zeigt den Managern auf einem Bildschirm, welche Rechnung mit wem auf der Warteliste steht. Wenn jemand im Urlaub oder \u00fcberlastet ist, kann der Manager <strong>Die Aufgabe an einen anderen autorisierten Pr\u00fcfer weiterzuweisen<\/strong> In wenigen Klicks.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:24px\">3. \u201cDie Rechnung hat keine Bestellnummer, also k\u00f6nnen wir sie nicht vergleichen.\u201d<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine Rechnung ohne Bezugsziffer f\u00fcr eine Kaufbest\u00e4tigung ist ein klassischer Grund f\u00fcr manuellen Arbeitsprozess. Man muss offene Kaufbest\u00e4tigungen nach Lieferant, Betrag und Datum durchsuchen und dann per Hand vergleichen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Wie man das beheben kann:<\/strong> Lassen Sie die KI die Suche \u00fcbernehmen. Wenn eine Rechnung ohne eine PO-Nummer eintrifft, nutzt die KI von Docnova <strong>\u00fcberpr\u00fcft die offenen Kaufauftr\u00e4ge des Lieferanten und schl\u00e4gt die wahrscheinlichste \u00dcbereinstimmung vor<\/strong>. Ihr Team best\u00e4tigt die Empfehlung statt von Grund auf neu zu beginnen. Die KI schl\u00e4gt Vorschl\u00e4ge vor; die Entscheidung trifft die Person. Rechnungen, die tats\u00e4chlich keinen zugrunde liegenden PO enthalten, ben\u00f6tigen dennoch den entsprechenden Prozess f\u00fcr die Genehmigung ohne PO.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:24px\">4. \u201cWie erkennen wir betr\u00fcgerische oder verd\u00e4chtige Rechnungen?\u201d<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Falsche Rechnungen \u00e4hneln selten Betrug. Eine ver\u00e4nderte Bankverbindung, ein ungew\u00f6hnlicher Betrag oder ein Lieferant, der pl\u00f6tzlich h\u00e4ufiger Rechnungen erstellt, k\u00f6nnen allesamt Warnsignale sein. Allgemeine Kontrollen verpassen das Wesentliche f\u00fcr Ihr Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Wie man das beheben kann:<\/strong> F\u00fcgen Sie Ihren eigenen Regeln zur Betrugs\u00fcberpr\u00fcfung hinzu. In Docnova k\u00f6nnen Sie <strong>Schreiben Sie spezifische Unternehmensrisikopr\u00e4sentationen<\/strong>, Beispielsweise: \u201cIst dieser Lieferant au\u00dferhalb seines \u00fcblichen Kostenzentrums fakturieren?\u201d Die KI bewertet jede Rechnung anhand dieser Fragen und <strong>Flags, die verd\u00e4chtig sind<\/strong> zur Pr\u00fcfung vor der Genehmigung.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:24px\">5. \u201cDie Person, die die Rechnung hochgeladen hat, hat sie auch genehmigt\u201d<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dies ist ein Defizit, auf das Pr\u00fcfer achten. Wenn dieselbe Person eine Rechnung eingeben und genehmigen kann, sind Ihre internen Kontrollen schwach, selbst wenn niemand etwas Falsches getan hat.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Wie man das beheben kann:<\/strong> Einhaltung der Aufgabenverteilung im System, nicht in einem Richtliniendokument. In Docnova, <strong>Die Person, die die Rechnung hochl\u00e4dt, kann sie nicht genehmigen.<\/strong>, Und der Bildschirm zeigt deutlich, warum das so ist. Dadurch wird die interne Kontrolle sichtbar und einfach bei einer Pr\u00fcfung nachzuweisen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:24px\">6. \u201cIn unserem System haben wir den gleichen Lieferanten dreimal\u201d<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Erstellung von doppelten Lieferantenakten birgt das Risiko von Doppelzahlungen, getrennten Ausgabenberichten und falschen Bankdaten.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Wie man das beheben kann:<\/strong> Identifizieren Sie doppelte Eintr\u00e4ge, bevor sie Probleme verursachen. Docnova <strong>identifiziert verschiedene Datens\u00e4tze des gleichen Lieferanten<\/strong> und pr\u00e4sentiert sie dem Finanzteam als <strong>Verkn\u00fcpfen von Vorschl\u00e4gen<\/strong>.Bevor Sie die Teams zusammenf\u00fchren, kann Ihr Team <strong>IBAN-Nummern manuell \u00fcberpr\u00fcfen<\/strong>, Daher werden die Bankdaten im Rahmen der \u00dcberpr\u00fcfung \u00fcberpr\u00fcft.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:24px\">7. \u201cUnsere OCR liest immer noch die gleichen Felder falsch ein\u201d<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">OCR funktioniert gut, bis es nicht mehr funktioniert. Wenn Ihr Team jedes Mal dieselben Felder in jeder Rechnung eines Lieferanten korrigiert, zahlen Sie doppelt f\u00fcr die Datenverarbeitung.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Wie man das beheben kann:<\/strong> Messen Sie die OCR-Genauigkeit und lernen Sie aus den Korrekturen. Docnova\u2019s <strong>Bericht \u00fcber die OCR-Genauigkeit<\/strong> zeigt, welche Felder korrigiert wurden und wie oft. F\u00fcr Felder, die h\u00e4ufig korrigiert werden, ist das System <strong>Erstellt automatisch Regeln<\/strong>, und Ihr Team kann auch <strong>Schreibt eigene Regeln<\/strong>. Lesen Sie unseren Leitfaden <a href=\"https:\/\/docnova.ai\/de\/behebung-von-wiederkehrenden-ocr-fehlern-bei-rechnungen\/\">Behebung von wiederkehrenden OCR-Fehlern bei Rechnungen<\/a> f\u00fcr praktische Schritte.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:24px\">8. \u201cDie genehmigten Rechnungen m\u00fcssen noch in das ERP eingetragen werden\u201d<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Eine Automatisierung, die nur auf Genehmigung beschr\u00e4nkt ist, verschiebt die manuelle Arbeit nur an einen anderen Ort.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Wie man das beheben kann:<\/strong> Exportieren Sie genehmigte Rechnungen in einem Format, das Ihr ERP verarbeitet. Docnova erm\u00f6glicht Ihnen <strong>Laden Sie genehmigte Rechnungen als EDIFACT oder SAP IDoc herunter<\/strong> Dateien, sodass sie ohne erneute Eingabe der Kennungen in SAP oder andere ERP-Systeme importiert werden k\u00f6nnen, unter Verwendung der entsprechenden Mapping- und Importkonfigurationen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:24px\">Warum E-Rechnungserstellung die AP-Automatisierung erleichtert<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In ganz Europa wird die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch. Belgien schreibt strukturierten elektronischen Rechnungsversand f\u00fcr in den Anwendungsbereich fallende inl\u00e4ndische B2B-Transaktionen vor. <strong>1 Januari 2026<\/strong>. Die Reform in Frankreich verpflichtet Unternehmen, die in den Anwendungsbereich fallen, dazu, elektronische Rechnungen zu erhalten. <strong>1. September 2026<\/strong>; Gro\u00dfe und mittlere Unternehmen m\u00fcssen sie ab diesem Datum ebenfalls ausstellen, kleine und mittlere Unternehmen sowie Mikroniederlassungen folgen. <strong>1. September 2027<\/strong>. Deutschland verlangt die M\u00f6glichkeit, E-Rechnungen aus dem Anwendungsbereich zu erhalten. <strong>1 Januari 2025<\/strong>, mit einer schrittweisen Einf\u00fchrung der Ausgabeverpflichtungen <strong>2027 und 2028<\/strong>, Unterliegt gesetzlichen Ausnahmen und \u00dcbergangsbestimmungen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr AP-Teams ist das eine gute Nachricht. Eine strukturierte E-Rechnung wird als Dateninhalt geliefert, nicht als Bild eines Dokuments. Es gibt keine Scanarbeiten mehr, weniger Felder zur Korrektur und weniger Platz f\u00fcr Tippfehler. Durch den zertifizierten Peppol-Access Point von Melasoft gelangen Rechnungen, die \u00fcber Peppol eingehen, in den AP-Workflow von Docnova: gepr\u00fcft, abgeglichen, genehmigt und exportiert in Ihre ERP-Software. PDF- und Papierrechnungen werden w\u00e4hrend des \u00dcbergangs weiterhin zugestellt, weshalb OCR und KI-Matching auch weiterhin Bestandteil des Prozesses bleiben.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:24px\">Schneller Selbsttest: Wie gesund ist Ihr AP-Prozess?<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Antworten Sie mit Ja oder Nein. Jeder \u201cNein\u201d deutet auf einen Prozess hin, der einer \u00dcberpr\u00fcfung bedarf.<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\"><li>K\u00f6nnen Sie auf einem Bildschirm sehen, wer jede Rechnung im Anschluss an die Genehmigung vorh\u00e4lt?<\/li>\n<li>K\u00f6nnen die Genehmigern mehrere Rechnungen in einer Aktion verwalten?<\/li>\n<li>Passen Rechnungen ohne PO-Referenz innerhalb von Minuten anstelle von Tagen an?<\/li>\n<li>Geht jede Rechnung vor der Genehmigung durch eine Betrugspr\u00fcfung?<\/li>\n<li>Ist es unm\u00f6glich, eine von Ihnen hochgeladene Rechnung zu genehmigen?<\/li>\n<li>Wei\u00dft du, wie oft dein OCR jedes Feld falsch liest?<\/li>\n<li>Ist jeder Lieferant nur einmal erfasst und mit verifizierten Bankdaten versehen?<\/li>\n<li>Reichen die genehmigten Rechnungen ohne erneute Eingabe in Ihr ERP-System?<\/li><\/ol>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn Sie drei oder mehr von diesen Fragen mit \u201cNein\u201d beantwortet haben, kann eine Automatisierung der AP-Verarbeitung eine \u00dcberlegung wert sein. Die potenzielle Rendite h\u00e4ngt von Ihrer Fakturengeschwindigkeit, der derzeitigen Bearbeitungsleistung und den Integrationsanforderungen ab.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:24px\">Sehen Sie es mit Ihren eigenen Rechnungen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Jedes AP-Team hat seine eigenen Engp\u00e4sse. Der schnellste Weg, diese zu erkennen, besteht darin, den Fakturafluss in einem funktionierenden System zu beobachten. <a href=\"https:\/\/docnova.ai\/de\/termin-vereinbaren\/\">Kontaktieren Sie einen Docnova-Experten<\/a> Und wir f\u00fchren Sie anhand von Szenarien aus Ihrem eigenen Prozess durch die oben genannten Funktionen.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr SAP-basierte Finanzteams: Erkunden <a href=\"https:\/\/sapeinvoice.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Integration von SAP e-Invoicing<\/a> Um die Rechnungsabwicklung mit Ihren ERP-Prozessen zu verbinden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><em>Mandat-Referenzen: <a href=\"https:\/\/einvoice.belgium.be\/en\/FAQ\/general-questions-b2b\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Belgische Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.impots.gouv.fr\/professionnel\/questions\/partir-de-quand-suis-je-concerne-par-la-reforme-de-la-facturation\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Zeitplan der franz\u00f6sischen Steuerverwaltung<\/a> und <a href=\"https:\/\/www.bundesfinanzministerium.de\/Content\/DE\/FAQ\/e-rechnung.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">FAQ zur elektronischen Rechnungsstellung beim deutschen Finanzministerium<\/a>.<\/em><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Erfahren Sie mehr \u00fcber acht h\u00e4ufig auftretende Probleme im Zusammenhang mit der Forderungsabrechnung und wie die AP-Automatisierung die Genehmigungen, die PO-Verkn\u00fcpfung, Betrugspr\u00fcfungen, OCR-Genauigkeit und die \u00dcbergabe in ERP 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