Die Umsatzsteuerkonformit\u00e4t beginnt mit dem Eingang, nicht mit Monatsende. Jede eingehende E-Rechnung, die Ihr Unternehmen von einem Lieferanten annimmt, muss die korrekten Steuerkennzeichnungen, exakt angegebene Betr\u00e4ge und eine g\u00fcltige Rechnungsstruktur aufweisen, bevor Sie die Vorsteuer rechtm\u00e4\u00dfig geltend machen oder das Dokument in Ihre Buchhaltung \u00fcbernehmen k\u00f6nnen. Die Validierung von Rechnungen bei Eingang anstatt einer \u00dcberpr\u00fcfung eines Stapels zum Periodenabschluss verhindert kostspielige Korrekturen, sch\u00fctzt Ihr Recht auf Vorsteuererstattung und h\u00e4lt Ihre B\u00fccher jederzeit pr\u00fcfungssicher. Da E-Invoicing in immer mehr Gerichtsbarkeiten zur Pflicht wird, steigt der Druck, automatisch und im gro\u00dfen Ma\u00dfstab zu validieren.<\/p>\n\n\n\n
In den meisten Mehrwertsteuersystemen kann ein Unternehmen die Vorsteuer nur auf einer Rechnung geltend machen, die spezifische rechtliche Anforderungen erf\u00fcllt: die Mehrwertsteuernummern sowohl des Lieferanten als auch des K\u00e4ufers m\u00fcssen aufgef\u00fchrt sein, der Mehrwertsteuersatz und der Betrag m\u00fcssen korrekt angegeben sein und die Rechnung muss das korrekte Steuerdatum enthalten. Eine Rechnung, die eine dieser Anforderungen nicht erf\u00fcllt, ist kein g\u00fcltiges Mehrwertsteuerdokument, was bedeutet, dass die Mehrwertsteuer nicht von der Steuerbeh\u00f6rde zur\u00fcckerstattet werden kann, selbst wenn die Zahlung bereits erfolgt ist.<\/p>\n\n\n\n
Neben dem Ertragsrisiko f\u00fchrt eine falsche Umsatzsteuerbehandlung zu Abstimmungsproblemen. Stimmt der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag nicht mit dem Produkt aus der Bemessungsgrundlage und dem geltenden Satz \u00fcberein, ger\u00e4t Ihre Umsatzsteuererkl\u00e4rung aus dem Gleichgewicht. Steuerpr\u00fcfungen konzentrieren sich zunehmend auf Vorsteuerabz\u00fcge, und eine nicht validierbare Rechnung stellt im Rahmen einer Pr\u00fcfung eine Verbindlichkeit dar. Eine systematische Validierung bei Eingang macht aus einem reaktiven Problem eine pr\u00e4ventive Kontrolle.<\/p>\n\n\n\n
Sieben Felder sind f\u00fcr die Umsatzsteuerkonformit\u00e4t einer Eingangsrechnung entscheidend:<\/p>\n\n\n\n
Lieferanten-USt-IdNr.<\/strong> \u2014 muss vorhanden, korrekt f\u00fcr das Lieferantenland formatiert und eine aktive Registrierung aufweisen. Eine fehlende oder ung\u00fcltige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer macht die Rechnung zu keinem g\u00fcltigen Steuerdokument.<\/p>\n\n\n\n Kunden-Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer<\/strong> \u2014 Ihre eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wie sie auf Ihrer Registrierungsbescheinigung erscheint. Eine Abweichung weist darauf hin, dass die Rechnung an die falsche juristische Person ausgestellt wurde.<\/p>\n\n\n\n Lieferantenlandescode und Kundenlandescode<\/strong> \u2014 die geltenden MwSt.-Regelungen zu ermitteln, insbesondere f\u00fcr grenz\u00fcberschreitende Transaktionen, die dem Reverse-Charge-Verfahren oder der Nullbewertung unterliegen.<\/p>\n\n\n\n Betrag ohne MwSt<\/strong> \u2014 die steuerpflichtige Bemessungsgrundlage. Muss der Summe der steuerpflichtigen Einzelposten entsprechen.<\/p>\n\n\n\n Mehrwertsteuerbetrag<\/strong> \u2014 muss dem Nettobetrag multipliziert mit dem anzuwendenden Mehrwertsteuersatz entsprechen. Rundungsdifferenzen von mehr als einem Cent deuten auf einen Berechnungsfehler hin.<\/p>\n\n\n\n Betrag inkl. MwSt.<\/strong> \u2014 muss gleich dem Betrag ohne MwSt. plus dem MwSt.-Betrag sein.<\/p>\n\n\n\n Rechnungsdatum<\/strong> \u2014 den Steuertermin. Muss vorhanden und mit dem Berichtszeitraum \u00fcbereinstimmend sein, f\u00fcr den Sie die Mehrwertsteuer zur\u00fcckfordern m\u00f6chten.<\/p>\n\n\n\n Fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.<\/strong>\u00a0Der Lieferant l\u00e4sst seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer weg, was bei kleineren oder neu registrierten Lieferanten \u00fcblich ist. Die Rechnung kann nicht f\u00fcr die Mehrwertsteuerr\u00fcckerstattung verwendet werden, bis ein korrigiertes Dokument eingeht.<\/p>\n\n\n\n Falsche Kunden-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.<\/strong> Der Lieferant stellt der Muttergesellschaft eine Rechnung aus, wenn die lokale Tochtergesellschaft Vertragspartei ist, oder vertauscht Ziffern. Dies macht die Rechnung f\u00fcr das empfangende Unternehmen ung\u00fcltig.<\/p>\n\n\n\n MwSt.-Satz-Inkongruenz.<\/strong>\u00a0Der Lieferant wendet beispielsweise den Standardsteuersatz auf eine Lieferung zum erm\u00e4\u00dfigten Steuersatz oder den Inlandssatz auf eine steuerfreie Ausfuhr an. Der Mehrwertsteuerbetrag ist dann unabh\u00e4ngig von der rechnerischen Richtigkeit falsch.<\/p>\n\n\n\n Arithmetische Fehler.<\/strong> Der Mehrwertsteuerbetrag stimmt nicht mit dem angegebenen Basisbetrag und Steuersatz \u00fcberein. M\u00f6glicherweise handelt es sich hierbei um Rundungsartefakte im System des Lieferanten oder um tats\u00e4chliche Fehler.<\/p>\n\n\n\n Ung\u00fcltiges oder fehlendes Rechnungsdatum.<\/strong> Ein Datum au\u00dferhalb des Umsatzsteuerberichtszeitraums oder gar kein Datum schafft Unklarheit dar\u00fcber, zu welcher Steuererkl\u00e4rung die Vorsteuer geh\u00f6rt.<\/p>\n\n\n\n Doppelte Rechnungsnummern.<\/strong> Dieselbe Rechnungsnummer erscheint zweimal vom selben Lieferanten, was auf einen Fehler bei der erneuten Einreichung oder eine tats\u00e4chliche doppelte Belastung hindeutet.<\/p>\n\n\n\n Die Eingangsrechnungsliste von Docnova erfasst und zeigt alle Felder an, die f\u00fcr die Pr\u00fcfung der Umsatzsteuerkonformit\u00e4t erforderlich sind. Die Haupttabelle zeigt als sichtbare Spalten die UID des Lieferanten, die UID des Kunden, den L\u00e4ndercode des Lieferanten, den L\u00e4ndercode des Kunden, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das F\u00e4lligkeitsdatum, den Betrag ohne MwSt., den Betrag mit MwSt. und die W\u00e4hrung an, sodass Sie einen sofortigen \u00dcberblick erhalten, ohne jeden einzelnen Eintrag \u00f6ffnen zu m\u00fcssen. Filtersteuerelemente erm\u00f6glichen eine Eingrenzung nach Rechnungsstatus, Zahlungsstatus, Quelle und Datumsbereich, sodass Sie beispielsweise alle Rechnungen in einem bestimmten Zeitraum mit einem bestimmten Status f\u00fcr eine Stapelpr\u00fcfung isolieren k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Das \u00d6ffnen einer Rechnungsposition zeigt die Detailansicht an, die die vollst\u00e4ndige finanzielle Aufschl\u00fcsselung anzeigt: Betrag exkl. MwSt., MwSt.-Betrag, Betrag inkl. MwSt., gezahlter Betrag und Restbetrag als separate Felder. Diese Aufschl\u00fcsselung erleichtert die arithmetische Validierung, da die drei Betragsfelder \u00fcbereinstimmen m\u00fcssen. Das Feld RECHNUNGSSTATUS verfolgt, wo sich die Rechnung im Verarbeitungsprozess befindet, und die Registerkarte Verlauf bietet ein vollst\u00e4ndiges Audit-Protokoll jeder Status\u00e4nderung und liefert somit eine nachverfolgbare Aufzeichnung f\u00fcr Compliance-Zwecke. Die Combobox Zahlungsstatus und die Aktion Zahlung eingeben erm\u00f6glichen die Erfassung tats\u00e4chlicher Zahlungen gegen das validierte Dokument.TODO: \u00dcberpr\u00fcfung: ob Docnova eine automatische Validierung des Umsatzsteuer-Identifikationsnummernformats durchf\u00fchrt oder fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern mit einem Warnstatus kennzeichnet.<\/p>\n\n\n\n Umsatzsteuer-Validierung ist keine Backoffice-Bereinigungsaufgabe, sondern geh\u00f6rt bei Rechnungseingang erledigt. Die Pr\u00fcfung der sieben Schl\u00fcsselfelder auf jeder eingehenden Rechnung sch\u00fctzt Ihre Vorsteuererstattungsanspr\u00fcche, verhindert Abgleichsfehler und h\u00e4lt Sie ohne Last-Minute-Panik pr\u00fcfungsbereit. Ein disziplinierter Validierungsworkflow zahlt sich bereits beim ersten Mal aus, wenn eine ung\u00fcltige Rechnung erkannt wird, bevor die Zahlung freigegeben wird.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" VAT compliance starts at the point of receipt, not at month-end. Every incoming e-invoice your business accepts from a supplier must carry the correct tax identifiers, accurately stated amounts, and a valid invoice structure before you can legally reclaim input VAT or post the document to your accounts. 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