{"id":15891,"date":"2026-06-11T16:21:10","date_gmt":"2026-06-11T13:21:10","guid":{"rendered":"https:\/\/docnova.ai\/?p=15891"},"modified":"2026-06-12T16:29:16","modified_gmt":"2026-06-12T13:29:16","slug":"e-rechnungseingang-einrichten-docnova","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/docnova.ai\/de\/set-up-e-invoice-inbox-docnova\/","title":{"rendered":"So richten Sie einen E-Rechnungs-Posteingang mit Docnova ein"},"content":{"rendered":"

Der Empfang von Lieferantenrechnungen per E-Mail ist nach wie vor einer der g\u00e4ngigsten Zustellungswege f\u00fcr Rechnungen, auch wenn strukturierte Formate wie Peppol an Bedeutung gewinnen. Ein E-Rechnungs-Posteingang ist eine dedizierte E-Mail-Adresse \u2013 getrennt von Ihrem allgemeinen Gesch\u00e4ftspostfach \u2013, die speziell f\u00fcr den Empfang von Rechnungsdokumenten, die Auswertung von Anh\u00e4ngen und die automatische Weiterleitung in Ihr Buchhaltungssystem konzipiert ist. Ohne einen dedizierten Posteingang verteilen sich Rechnungen auf allgemeine Posteing\u00e4nge, gehen in gesch\u00e4ftigen E-Mail-Verl\u00e4ufen unter oder kommen zu sp\u00e4t f\u00fcr eine rechtzeitige Bearbeitung an. Die Einrichtung eines ordnungsgem\u00e4\u00dfen E-Rechnungs-Posteingangs beseitigt diese Friktion und schafft einen sauberen, pr\u00fcfbaren Eingangspunkt f\u00fcr jedes Lieferanten-Abrechnungsdokument.<\/p>\n\n\n\n

Was ist ein E-Rechnungs-Posteingang<\/h2>\n\n\n\n

An E-Rechnungseingang<\/a> ist eine E-Mail-Adresse, die direkt mit Ihrer Rechnungsplattform verkn\u00fcpft ist und nicht mit einem generischen Mail-Client. Wenn ein Lieferant eine Rechnung an diese Adresse sendet, f\u00e4ngt die Plattform die Nachricht ab, identifiziert Rechnungsanh\u00e4nge und erstellt einen entsprechenden Eintrag in Ihrer Kreditorenbuchhaltungswarteschlange, ohne dass eine manuelle Weiterleitung oder ein Kopieren und Einf\u00fcgen erforderlich ist.<\/p>\n\n\n\n

Der Posteingang speichert normalerweise die vollst\u00e4ndige E-Mail zusammen mit ihren analysierten Rechnungsdaten: Absenderadresse, Betreffzeile, Zeitstempel, Anzahl und Art der Anh\u00e4nge, Ergebnis der Rechnungserkennung und Verarbeitungsstatus. Dies schafft eine nachvollziehbare Verbindung zwischen der rohen E-Mail und dem Rechnungseintrag, was f\u00fcr die Beilegung von Streitigkeiten oder die \u00dcberpr\u00fcfung der Quelle eines bestimmten Dokuments n\u00fctzlich ist. Ein E-Rechnungs-Posteingang unterscheidet sich von einem allgemeinen E-Mail-Archiv dadurch, dass jede Nachricht aktiv verarbeitet und nicht nur gespeichert wird.<\/p>\n\n\n\n

Wie die E-Mail-Inbox von Docnova funktioniert<\/h2>\n\n\n\n

Docnova bietet eine dedizierte\u00a0Posteingang<\/code>\u00a0Abschnitt, der als elektronische Rechnung<\/a> Posteingang f\u00fcr Ihr Unternehmen. E-Mails, die hier empfangen werden, werden in einer Tabelle mit den folgenden Spalten angezeigt: ABSENDER, BETREFF, EMPFANGEN AM, INHALT (Vorschau des Nachrichtentexts), RECHNUNGS-ERKENNUNG (ob Docnova automatisch eine Rechnung in der Nachricht identifiziert hat), ANH\u00c4NGE und STATUS.<\/p>\n\n\n\n

Die Spalte RECHNUNGSERKENNUNG ist entscheidend: Docnova analysiert jede eingehende E-Mail, um festzustellen, ob sie einen Rechnungsvorhang oder eingebettete Abrechnungsdaten enth\u00e4lt. Erkannte Rechnungen werden dann zur weiteren Verarbeitung an die Liste der eingehenden Rechnungen weitergeleitet. Die Spalte STATUS verfolgt, ob die E-Mail bearbeitet wurde, aussteht oder Aufmerksamkeit erfordert.<\/p>\n\n\n\n

Die Inbox ist inaktiv, bis in den Einstellungen eine E-Rechnungs-E-Mail-Adresse konfiguriert ist. Wenn keine Adresse eingerichtet ist, zeigt der leere Zustand eine Aufforderung \u201cKlicken Sie hier, um eine E-Rechnungs-E-Mail-Adresse zu erstellen\u201d an, die direkt zur Konfigurationsseite verlinkt.<\/p>\n\n\n\n

Schritt-f\u00fcr-Schritt-Einrichtungsanleitung<\/h2>\n\n\n\n

Schritt 1 \u2013 Navigieren Sie zu den E-Mail-Einstellungen.<\/strong> Gehe zu Einstellungen \u2192 E-Mail-Einstellungen\/e-mail-einstellungen<\/code>Sie sehen drei Tabs: E-Mail-Adresse erstellen, IMAP und SMTP.<\/p>\n\n\n\n

Schritt 2 \u2013 Erstellen Sie eine Docnova-gehostete Adresse.<\/strong> Im Reiter \u201cE-Mail-Adresse erstellen\u201d geben Sie den gew\u00fcnschten lokalen Teil Ihrer Adresse im Feld \u201cIhre E-Mail eingeben\u201d ein. Docnova generiert eine @docnova.ai<\/code> Posteingangsadresse f\u00fcr Ihr Unternehmen. Diese Adresse wird von Docnova verwaltet und erfordert keine externe Mailserver-Konfiguration.<\/p>\n\n\n\n

Schritt 3 \u2013 Oder verbinden Sie ein bestehendes Postfach \u00fcber IMAP.<\/strong> Wenn Sie eine bestehende Unternehmens-E-Mail-Adresse verwenden m\u00f6chten, wechseln Sie zur IMAP-Registerkarte und geben Sie Ihre externen Postfachanmeldedaten ein. Docnova \u00fcberwacht dieses Postfach und ruft Rechnungs-E-Mails in die Ansicht \"Posteingang\" ab. Beachten Sie, dass f\u00fcr die IMAP-Einrichtung g\u00fcltige externe Mailserver-Anmeldedaten erforderlich sind.<\/p>\n\n\n\n

Schritt 4 \u2014 SMTP konfigurieren, falls erforderlich.<\/strong> Der SMTP-Tab erm\u00f6glicht es Ihnen, einen ausgehenden Relay einzurichten, was n\u00fctzlich ist, wenn Docnova Best\u00e4tigungen oder Benachrichtigungen unter Ihrer eigenen E-Mail-Domain versenden soll.<\/p>\n\n\n\n

Schritt 5 \u2013 \u00dcberpr\u00fcfen Sie den Posteingang.<\/strong> Zur\u00fcck zur E-Mail-Postfach-Seite (Posteingang<\/code>Sobald eine Adresse konfiguriert ist, verschwindet der leere Zustand und die Posteingangstabelle wird aktiv und bereit, eingehende Rechnungs-E-Mails zu empfangen.<\/p>\n\n\n\n

Verwalten Ihres Rechnungs-Posteingangs<\/h2>\n\n\n\n

Sobald er aktiv ist, arbeitet der E-Mail-Posteingang kontinuierlich. Eingehende E-Mails werden in der Reihenfolge ihres Eingangs analysiert. Die Spalte RECHNUNGS ERKENNUNG gibt sofort an, ob die automatische Verarbeitung erfolgreich war; E-Mails, bei denen keine Rechnung erkannt wurde, enthalten m\u00f6glicherweise Rechnungen in nicht unterst\u00fctzten Formaten oder sind einfach Korrespondenzen, die kein Rechnungscharakter haben und an die Adresse gesendet wurden.<\/p>\n\n\n\n

Verwenden Sie die Spalte ANH\u00c4NGE, um zu identifizieren, welche Dateitypen empfangen wurden. Docnova unterst\u00fctzt XML-, PDF-, PNG- und JPG-Dateien f\u00fcr die Rechnungsverarbeitung. Anh\u00e4nge in anderen Formaten erzeugen keinen Rechnungsdatensatz automatisch. Die Spalte STATUS zeigt an, welche E-Mails vollst\u00e4ndig bearbeitet wurden und welche noch auf \u00dcberpr\u00fcfung warten.<\/p>\n\n\n\n

F\u00fcr das Lieferantenmanagement teilen Sie den Lieferanten die daf\u00fcr vorgesehene E-Mail-Adresse als ihre zust\u00e4ndige Kontaktperson f\u00fcr Rechnungsangelegenheiten mit. Dies schafft einen klaren Kanal: Nur rechnungsbezogene E-Mails kommen an dieser Adresse an und werden manuell vorsortiert, ohne dass eine manuelle Sichtung erforderlich ist.<\/p>\n\n\n\n

Fazit<\/h2>\n\n\n\n

Ein dedizierter E-Rechnungseingang eliminiert den manuellen Aufwand der \u00dcberwachung allgemeiner E-Mails auf Lieferantenrechnungen. Mit Docnova dauert die Einrichtung nur wenige Minuten, entweder \u00fcber eine gehostete Docnova-Adresse oder durch die Verbindung Ihrer bestehenden Mailbox \u00fcber IMAP. Jede eingehende Rechnungs-E-Mail wird automatisch erkannt, analysiert und in Ihren Workflow f\u00fcr die Kreditorenbuchhaltung geleitet. Sobald die Adresse eingerichtet ist, aktualisieren Sie Ihre Lieferanten-Onboarding-Vorlage, um sie als Standardkontakt f\u00fcr die Rechnungsstellung einzuf\u00fcgen, damit neue Lieferanten Rechnungen ab der ersten Transaktion korrekt weiterleiten.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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